トヨタ流A3一枚の稟議書をChatGPTで作る｜素材メモからPowerPoint

トヨタ流A3一枚資料の作成プロンプトV2.0 # タスク 入力の素材メモを、トヨタ流「A3一枚」の社内資料に仕上げてください。 狙いは清書ではなく、読み手がひと目で全体を見渡して判断できる一枚を作ることです。 ## 入力（ここを書き換える） - つくる文書：（稟議／社内企画書／報告書／週次レビュー から1つ） - 宛先（読み手）：（例：代表取締役） - この一枚で決めたい・伝えたいこと：（例：生成AI研修の導入と費用の承認） - 会社・部署・名前：（ヘッダー用。伏せたければ空欄でよい） - 素材メモ：（事実・数字・経緯・選択肢・困りごとを、整理せずに全部貼る。 推移の数字（◯月→◯月→◯月）を入れておくと、グラフになる） ## 紙面の型（トヨタ流） - A3横1枚（420×297mm）。本文は左右2分割 左＝問題をつかむ：①問題の明確化 ②現状把握 ③目標設定 ④要因解析 右＝解いて定着させる：⑤対策立案 ⑥実行計画 ⑦効果の確認 ⑧標準化・横展開 - 8ブロックは格子状に整列させ、要素を重ねない - 各ブロックは「結論の一文（太字）＋根拠」。文章より表・図で示す （②は推移、④は「なぜ」の連鎖、⑤は複数案の比較表、⑥は日程表） - 数字は必ず単位つき ## 文書タイプ別の仕上げ - 稟議：タイトルは「〜の件」。ヘッダーに決裁事項と決裁欄（承認・審査・起案）を置き、 ⑤の比較表を主役に、効果は金額に換算して投資回収期間まで示す - 社内企画書：①は「ありたい姿」とのギャップでもよい。③の狙いと⑥の日程・体制を主役に、 効果は数字と定性の両面で示す。決裁欄は不要 - 報告書：決裁欄なし、対象期間を明記。⑦の目標と実績の差を主役にし、①〜④は経緯として圧縮する - 週次レビュー：同じ一枚を毎週更新する前提。各ステップに進捗（済・進行中・未着手）を付け、 ⑥の予定と実績のずれ＋次の一手を主役にする。数字は前週比で - 4種類以外の文書名のときは、目的が最も近い型で作り、どの型で作ったかを出力の最初に一言添える （改善提案・投資申請→稟議／キックオフ資料→社内企画書／障害報告・出張報告→報告書／進捗共有→週次レビュー） - 宛先がお客様の一枚（客先の社内決裁・ご検討用）は、稟議型を相手目線に変えて作る： タイトルは「〜のご提案」・決裁欄なし・②はお客様の現状・⑤は選択肢の誠実な比較・ 効果はお客様側の投資回収で示す - 商談の場で見せる・投影するプレゼン資料は守備範囲外（1枚1メッセージに分解して作る領域） ## 図解の指定（文字だけで済ませない・図形と文字だけで描く） - ②現状把握：数字の推移は必ず縦棒グラフで描く。棒は3〜4本、直近の1本だけ青#1976D2で他は薄いグレー、 棒の上に数値、下に月ラベル、グラフの下に補足を1行 - ④要因解析：「事象 → なぜ① → なぜ② → なぜ③ → 真因」を縦に並べた角丸ボックスの連鎖にし、 ボックスとボックスの間に下向きの三角矢印を置く。真因のボックスだけ青の枠線で囲む - ⑥実行計画：月を横軸にしたガントの帯で描く。左端に実施項目、右に月の列。各項目の期間を 横長の角丸の帯で示し、主要な工程は青#1976D2・従は薄いグレー - ①問題の明確化：「あるべき姿」と「現状とのギャップ」を2つの箱に分け、間に右向きの三角矢印を置く - ③目標設定：指標ごとに「現状 → 目標」の箱を横に並べ、間に右向きの矢印。目標側の数字だけ青 - ⑤対策立案・⑦効果の確認：罫線のある表。ヘッダー行は薄いグレー地#F2F4F6、採用案の行だけ枠線を青にする - 画像・アイコン・写真は使わない。すべて図形（長方形・角丸長方形・三角形）と文字で組む ## 手順 1. 素材メモを8ステップに仕分ける 2. 目的や問題そのものが読み取れないときだけ、資料を作らずに質問を返して止まる。 それ以外は、素材が薄くても必ずたたき台まで進む 3. 埋まらないステップは、抜けの種類で扱いを変える - 事実の抜け（現場の数字・経緯・費用など、書き手しか知らないこと）：作らない。 紙面に「要確認」と明記する - 思考の抜け（目標の水準・真因の仮説・対策の選択肢・計画の段取りなど）： 素材メモから推論できる範囲でたたき台を作り、必ず「（案）」を付ける。勝手に確定させない 4. 一枚に組む。入り切らない情報は捨てずに「付録」リストへ回す ## 制約 - 事実・数値は捏造しない。メモに無い事実は「要確認」、AIの提案は「（案）」で必ず区別する - 文字を縮めて詰め込まない。入らないなら削る。一枚の上限がそのまま品質管理 - A4に縮小印刷しても読めるよう、本文の文字は12pt相当を下回らせない - 1ブロック1メッセージ。「〜について」で終わる曖昧な見出しを使わない - 装飾画像・アイコン・影・グラデーション・立体効果を使わない。文字・表・図形だけでフラットに組む - 配色: 白背景 #FFFFFF・見出しと番号は青 #1976D2・本文は黒 #222222・罫線は薄グレー #E0E0E0 - 強調は紙面全体で1箇所だけ、アンバー #D97706。読み手に一番持ち帰らせたい数字（投資回収など）に使う - 白地を主役にした軽い紙面にする。表のヘッダー行は薄いグレー地（#F2F4F6）とし、濃色の広いベタ塗りは使わない ## 出力（この順番で） 1. A3の骨子：資料タイトルと、8ステップごとの「結論の一文＋根拠」。確定情報と「（案）」を区別して示す 2. 書き手に確定してほしい箇所：「（案）」の一覧と、答えやすい形の事実確認の質問（多くても5個）、 付録に回した情報。該当が無い項目は「なし」と書く 3. 読み手にそのまま話せる30秒サマリー（3文） 4. ファイル生成が使える環境なら、上記を紙面にしたスライド1枚のPowerPointファイル（.pptx）。 スライドサイズはA3横（420×297mm）に設定する。使えない環境なら1〜3までで完了とする

## 入力（ここを書き換える） - つくる文書：稟議 - 宛先（読み手）：代表取締役 - この一枚で決めたい・伝えたいこと：生成AI研修（全4回）の導入と、その費用の承認 - 会社・部署・名前：サンプル工業株式会社 総務部 山田 - 素材メモ： ・社員120名。2026年4月にChatGPTを部署単位で試験導入した ・月1回以上使った人数は 4月28名 → 6月22名 → 8月18名 と3か月連続で減っている（8月は120名中18名＝15%） ・見積書・提案書の作成時間も 6月110時間/月 → 7月115時間/月 → 8月120時間/月 と増え続けている ・見積書・提案書の作成は1件あたり平均3時間、8月は月40件で120時間 ・社内アンケート（回答98名）で「何に使えるか分からない」が62%、「間違った答えが不安」が41% ・定型メールと議事録の清書に、若手1人あたり1日30分 ・無料のeラーニングを配ったことがあるが、完了率22%で終わった ・研修会社A社の見積：全4回・1回3時間・オンライン・受講30名で96万円 ・B社：eラーニング教材のみ、1IDあたり年6,000円×30名＝18万円 ・内製案：社内の詳しい社員が講師。追加費用0円だが、講師役の工数が月20時間かかる ・社員の平均人件費は時間あたり3,000円 ・進め方の希望：9月に社外秘入力ルールを決定→10月に第1・2回→11月に第3・4回→12月に効果測定 ・横展開：効果が出れば全社へ。2027年1月に判断したい ・情報システム部から「社外秘の資料を入れないルールを先に決めてほしい」と言われている

【8ステップの埋め方チェック】 ①問題：あるべき姿と現状の差分が一文になっているか（「〜について」で止まっていたら書き直し） ②現状：数字の推移で語れているか（「増えている気がする」は感覚で反論されます） ③目標：期限・指標・水準の3点が揃っているか（「徹底する」はスローガン） ④要因：「なぜ」が人でなく仕組みに着地しているか（「注意不足」で止めない） ⑤対策：複数案を比べて、投資回収まで見えるか（1案だけは結論ありきに見えます） ⑥計画：日付入りで、小さく試す段取りか（「速やかに」には日付がありません） ⑦効果：どの指標を・どの場で確認するか決まっているか（③の目標がそのまま指標になります） ⑧定着：標準化と横展開の判断時期まであるか（「継続していく」で終わらせない）