見積書をGeminiで作成する|小計・消費税・合計まで計算しA4のPDFに
A4・1枚の見積書PDFを、Geminiに明細と自社の情報をまとめて送って作る方法です。 宛名・件名・明細・自社の情報をまとめて送るだけで、小計・消費税・合計まで計算された見積書が、A4・1枚のPDFで出てきます。
材料(必要なもの)
手順
Geminiを開いて、新しいチャットを始める
下のURLを開きます。Googleアカウントがあれば、無料プランのまま使えます。 https://gemini.google.com/
画面URL:https://gemini.google.com/ 左上の「チャットを新規作成」から始めると、前の会話の内容が混ざりません。
見積書に入れる中身を手元にそろえる
先に次の6つをメモに書き出しておくと、あとが早いです。 ・宛名(会社名+御中) ・件名(何の見積か) ・発行日と有効期限 ・自社の情報(社名・登録番号・住所・電話・担当者名) ・明細(品名/数量/単位/単価) ・消費税の扱い
自社の住所・電話・担当者名は、必ず自分で伝えてください。伝えないと、AIが「〒100-0000 東京都千代田区〇〇1-2-3」「担当:見積 太郎」のような、それらしい嘘の情報を勝手に入れてきます(実際に起きました)。
まとめて1回で送る
下の例文をコピーして、自社の情報と明細だけ自分のものに置き換えて送ります。1分ほどで、PDFのファイルが返ってきます。
最後の2行は消さないでください。「備考欄は作らず、必ずA4・1ページだけに収めて」が無いと、備考の1〜2行だけが2枚目にはみ出して、印刷すると紙が2枚出ます(この一文が無い状態では3回に1回ほど起きました)。「書いていない情報は勝手に作らず、空欄に」は、支払条件や振込先を勝手に作られないための一文です。 改行しながら書くときは、Enterではなく Shift+Enter を押してください。GeminiはEnterだけで送信されます。
出てきたPDFを開いて中身を見る
回答に出てくるPDFのカードの「開く」を押すと、その場で中身が見られます。宛名・件名・明細・小計・消費税・合計がそろっていることを確認します。
画面の下に「ページ 1 / 2」と出ていたら、2枚目に何か溢れています。その場合は「備考欄を消して、1ページに収め直してください」と頼めば作り直してくれます。AIは「1枚に収めました」と答えていても2ページになっていることがあるので、答えの文章ではなく実物を見てください。
渡す前に2か所だけ自分の目で見る
自社の住所と担当者名の2か所を、実物と見比べてください。ここだけはAIが作ってしまうことがある場所です。金額は、明細の数量×単価と合計が合っているかを1回だけ確かめれば十分です。
検証では、自社情報を伝えなかった回に「〒100-0000 東京都千代田区〇〇1-2-3」「TEL: 03-0000-0000」「担当:見積 太郎」が入っていました。ぱっと見それらしいので、そのまま送ると事故ります。金額の計算そのものは、3回試して3回とも正しく出ました。
直したいところは、そのまま言えば直る
金額や項目を変えたいときは、作り直さずに続けて頼めば、同じ書式のままPDFを作り直してくれます。
「ほかの項目はそのままで」を付けると、直していない所まで書き換えられるのを防げます。宛先違いの見積を作るときも、宛名と件名だけ言い直せば使い回せます。
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