「ChatGPTのSitesで社内の周知ページを作る｜PDFの代わりにURLを配る」の所要時間は？

約10分で完了できます。難易度は初級です。

AI初心者でもできますか？

はい、初心者の方でも手順通りに進めれば簡単にできます。

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ChatGPTのSitesで社内の周知ページを作る｜PDFの代わりにURLを配る

40回視聴1か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 10分

社内の周知ページを、ChatGPTのSitesで目次つきで作る方法です。社内の案内をWordで作ってPDFにして、毎回メールに添付していませんか。のせたい中身を書いて送るだけで、目次つきの案内ページが出来上がり、URLを1本配れば周知は終わります。

#ChatGPT #総務 #情報共有 #業務効率化 #社内共有 #Sites

材料(必要なもの)

ChatGPT有料プラン／Work が使える環境。無料・Goプランは対象外

その他社内に配りたい案内の中身のメモ（出社と在宅のルール・経費精算の締め切り・備品の申請方法・問い合わせ窓口など）

手順

ChatGPTの「Work」を開く

ChatGPTを開き、画面の上にある「Chat／Work」の切り替えで「Work」を選びます。ここが仕事用の画面で、サイトを作る機能はこちら側にあります。「Work」が見当たらない場合は、そのプランでは使えません（無料プランとGoプランは対象外です）。

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テクニック

Workの機能はワークスペースのクレジットを使います。残高が0だと「使用上限に達しています」と出て動きません。管理者にクレジットの残りを確認してもらってください。

入力欄に「＠」を打って「Sites」を選ぶ

入力欄をクリックして半角の「＠」を打つと、使える機能の候補が出てきます。その中から「Sites」を選んでください。入力欄の左に青い「Sites」のマークが付けば、ページを作るモードになっています。

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テクニック

「＠」を打ったあと「Sites」と続けて打つと候補が絞られて選びやすくなります。

のせたい中身を書いて送る

「Sites」を選んだまま、そのページに何をのせたいかを普通の文章で書いて送ります。会社名（架空でもOK）、のせる項目、読む人、見せ方（目次を置く・箇条書きにするなど）を入れておくと、そのまま使える形で出てきます。下のプロンプトは、自社の項目に置き換えて使ってください。

プロンプト例

サンプル建設株式会社の社員向けに、社内の決まりごとをまとめた周知ページを作ってください。載せる内容は、出社と在宅のルール、経費精算の締め切りと提出先、備品の申請方法、問い合わせ窓口の4つです。スマホでも読みやすいように、上に目次を置いて、見出しと箇条書きでまとめてください。

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テクニック

締め切りや窓口の名前がまだ決まっていない項目は、無理に埋めずにそのまま送ってOKです。「要確認」の印を付けたページが出てくるので、決まってから差し替えられます。

数分待つとページが出来上がる

送ったあとは待つだけです。ChatGPTがページの中身を組み立て、配色まで整えて、非公開の状態で公開まで済ませてくれます。出来上がると「◯◯を開く」というリンクと、ページのカードが会話の中に出てきます。

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テクニック

出来上がるまでの時間は中身の量やその時の混み具合で変わります（数分〜10分ほど）。待っている間にほかの作業をしていて大丈夫です。

出来たページを開いて中身を確かめる

会話に出てきた「◯◯を開く」を押すと、実際のページが開きます。目次から各項目へ飛べる形になっているか、書いた内容が正しく入っているかを見てください。直したいところがあれば、会話に戻って「経費精算の締め切りを毎月5日にして」のように言い直すだけで、ページがそのまま差し替わります。

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テクニック

初めて開くときだけ「ChatGPT で続ける」というログイン画面をはさみます。一度通せば、次からは押すだけで中身が開きます。

共有する相手を選んで、URLを配る

ページのカード（または左のメニューの「サイト」の一覧）にある「共有」を押します。「アクセス権のあるユーザー」を「招待されたユーザーのみ」から「ワークスペースの全員」または「リンクを知っている全員」に変え、「リンクをコピー」を押してください。あとはそのURLを社内チャットやメールに貼るだけで周知は終わりです。

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テクニック

社内だけに見せたいなら「ワークスペースの全員」。社外の協力会社にも見せたいなら「リンクを知っている全員」を選びます。後から変えられるので、迷ったら狭い方から始めてください。

コツ・ポイント

・中身が固まっていなくても大丈夫です。日付や窓口が未定のところは「要確認」と入れたページが出てくるので、決まってから差し替えられます・社外に出したくない情報は入れないでください。公開範囲を「リンクを知っている全員」にすると、URLを知っている人は誰でも見られます・作ったページはChatGPTの「サイト」の一覧にたまります。使わなくなったページは共有範囲を戻しておくと安心です