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ChatGPT Spaceの使い方|会議メモからグラフと進捗管理入りの週次報告

1時間前00.0☆☆☆☆☆所要時間 10分

ChatGPT Spaceの使い方を、会議メモからグラフと進捗管理ツール入りの週次報告ページを作る例で紹介する方法です。 数字をグラフや進捗表に作り直さなくても、ページのチャットで頼むだけでページの中に入ります。

材料(必要なもの)

ChatGPT Pro・Business・EnterpriseのいずれかChatGPT Businessで動作を確認
パソコンのWebブラウザかChatGPTのデスクトップアプリスマートフォンのアプリではページを編集できません
案件ごとの数字見込み金額・進み具合・担当)が入った会議メモ(箇条書きのままでOK
※無料版のChatGPTには、左のメニューに「スペース」の項目が出ません10/7 無料アカウント2つで確認:メニューは「ライブラリ」のまま、chatgpt.com/space を開いてもホームに戻ります

手順

1

ChatGPTの左のメニューで「スペース」を押す

いつものChatGPTの画面(https://chatgpt.com/)で、左のメニューの「スペース」を押します。 メニューがアイコンだけの時は、家のマーク(ホーム)のすぐ下が「スペース」です。 上に「Spaceでページを作成」とテンプレートが並んだ画面が開けば準備OKです。

💡
テクニック

初めて開いた時は「ChatGPT Spaceへようこそ」の画面が出るので、「スペースへ進む」を押します。Spaceでページを作ったり直したりできるのは、ChatGPT Pro・Business・Enterpriseです(OpenAIのヘルプより)。スマートフォンのアプリではページを読むことと共有はできますが、書き換えはWeb版かデスクトップアプリで行います。

2

「週次報告」テンプレートに会議メモを貼って送る

テンプレートの「週次報告」を押すと、ページと右下の入力欄が開きます。 入力欄の文を消して、下の例を貼り付け、矢印(送信)を押します。「会議メモ」の部分は自分のチームのメモに書き換えてください。

プロンプト例
下の会議メモから、このページに週次報告を書いてください。 ・案件ごとに「案件・担当・見込み金額・進み具合・次の一手」の表にする ・メモに書いていないことは足さない 10/6(月)営業2課 週次ミーティング メモ 出席:青木、森、田村、小野 ・みどり精機 設備更新:見込み480万円、進み具合80%。見積り提出済み、回答は10/10(青木) ・さくら食品 包装ライン:見込み320万円、進み具合50%。現場の採寸が10/9(森) ・あおば物流 倉庫システム:見込み250万円、進み具合30%。10/8に先方と打合せ(小野) ・ひかり建設 安全教育:見込み150万円、進み具合60%。研修日程の候補を提出済み(田村) ・こだま工業 部品調達:見込み90万円、進み具合90%。発注書待ち(青木) ・9月の売上は目標比96%。新規2件 来週やること ・みどり精機の回答を受けて受注の手続き(青木) ・さくら食品の採寸結果で見積りを作る(森) ・ひかり建設の研修日程を確定(田村) ・あおば物流の打合せ結果を共有(小野) 次回は10/13(月)10:00
💡
テクニック

入力欄には最初から頼み方の例が入っています。消してから貼ってください。グラフにしたい数字(金額や%)がメモに入っていると、次の手順でそのままグラフにできます。

3

数字入りの週次報告ページを確かめる

1分ほどで、案件ごとの表がページに書き込まれます。 名前・日付・金額がメモと合っているかを確かめます。

💡
テクニック

OpenAIのヘルプでも、ページを使ったり共有したりする前に、名前・日付・計算を確かめるよう書かれています。書き込みが終わったら、右下の「−」でチャットを小さくするとページ全体が見えます。

4

ページのチャットで進み具合を棒グラフにしてもらう

右下の吹き出しからチャットを開き、下の文を送ります。 表の下に、案件ごとの進み具合の棒グラフがページの一部として入ります。

プロンプト例
案件ごとの進み具合を棒グラフにして、このページに入れてください
💡
テクニック

グラフがチャットの中にだけ出る時は、「このページに入れてください」と付けて頼み直してください。

5

担当ごとの進捗管理ツールを足してステータスを切り替える

続けて下の文を送ると、担当ごとに案件が並び、「未着手・進行中・完了」のボタンで切り替えられるツールがページに入ります。 ボタンを押すと、上の「完了した案件 ○ / 5件」の数とバーが増えます。

プロンプト例
担当ごとの進捗管理ツールをこのページに足してください。案件ごとに「未着手・進行中・完了」のボタンで切り替えられるようにして、上に完了の数が分かるバーを付けてください
💡
テクニック

選ぶ欄(プルダウン)で作られた時は、「ボタンで切り替えられるようにしてください」と頼み直すと押しやすくなります。

6

右上の共有からチームにページを共有する

右上の「共有」を押して、共有する相手と、閲覧だけか編集もできるかを選びます。 編集できる人どうしは、同じページを同時に編集できます。

💡
テクニック

会社のワークスペースでは、組織の共有の設定が優先されます。ページに書いた内容は共有した人全員が読めるので、共有する前に中身を見直してください。

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