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Gemini NotebookでExcel出力|資料から点検表とWord手順書

11時間前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5分

Gemini NotebookでExcel・Wordのファイルを、入れた資料から出力する方法です。 マニュアルを見ながら表や手順書を手で打ち直さなくても、頼むだけで手直しできるファイルができます。

材料(必要なもの)

Gemini NotebookGoogle AI Proで動作を確認
その他表や手順書のもとにしたい資料(マニュアル・規程など。テキスト・PDF・Wordのいずれか)
その他Googleアカウント

手順

1

Gemini Notebookで新しいノートブックを作る

ブラウザで下のURLを開きます。 https://notebook.google.com/ 右上の「新しいノートブック」を押すと、資料を入れる画面が出てきます。

💡
テクニック

https://notebook.google.com/ /Googleアカウントでログインして使います。Google AI Proのアカウントで、Excel・Wordのファイルが出てくることを確かめています。

2

マニュアルなどの資料をソースに入れる

「ソースを追加」から、もとにしたい資料を入れます。PDFやWordはそのままアップロードし、文章だけの時は「コピーしたテキスト」に貼り付けて「挿入」を押します。 試しに使う時は、下の見本のマニュアルをそのまま貼り付けてください。

プロンプト例
サンプル工業株式会社 設備点検マニュアル(第3版) 1. 目的 工場の設備を毎日・毎週・毎月決まった手順で点検し、故障と労働災害を防ぐ。 2. 対象設備と点検項目 (1) コンプレッサー(第1工場) ・毎日:圧力計が0.6〜0.8MPaの範囲にあるか確認する。範囲外なら班長に報告。 ・毎日:ドレン(たまった水)を抜く。 ・毎週:吸込フィルターの汚れを目視で確認し、汚れていればエアブローで清掃する。 ・毎月:ベルトの張りを指で押して確認する(たわみ10〜15mm)。 (2) 旋盤(第1工場・3台) ・毎日:始業前に潤滑油の量を油面計で確認し、下限を下回っていれば補給する。 ・毎日:非常停止ボタンを押して停止することを確認する。 ・毎週:切りくずを除去し、摺動面を清掃する。 ・毎月:主軸の異音・振動を確認し、異常があれば保全課に連絡する。 (3) フォークリフト(倉庫・2台) ・毎日:始業前点検表でブレーキ・ホーン・ライトを確認する。 ・毎日:バッテリー液量を確認する。 ・毎週:タイヤの摩耗と空気圧を確認する。 ・毎月:月次点検を実施し、記録を1年間保存する(法定)。 (4) 消火器(全エリア・24本) ・毎月:設置位置・圧力ゲージ(緑の範囲)・ピンの有無を確認する。 3. 異常時の対応 異常を見つけたら、設備を止めて「使用禁止」の札を掛け、班長と保全課に報告する。自分で分解・修理しない。 4. 記録 点検結果は点検表に記入し、班長が週1回確認して押印する。点検表は3年間保存する。 5. 担当 コンプレッサー:保全課 山田/旋盤:製造1課 佐藤/フォークリフト:物流課 鈴木/消火器:総務課 高橋
💡
テクニック

入れる資料は、表にしたい項目(設備・頻度・基準・担当など)がはっきり書かれているものほど、きれいな表になります。見本はすべて架空の会社・人物です。

3

チャットで点検表をExcelファイルで出力するよう頼む

画面の真ん中の入力欄に下の文を貼り付けて送ります。 1分ほどで、画面右の「Studio」欄にExcelのファイル(.xlsx)が出てきます。

プロンプト例
このマニュアルをもとに、設備ごとの点検表をExcelファイルで作ってください。列は「設備・頻度・点検項目・判定基準・担当・結果(○×)・確認印」にしてください。
💡
テクニック

「Excelファイルで」と書くのがポイントです。書かないと、チャットの中に表が出るだけになります。列の名前は、自社でいつも使っている点検表に合わせて書き換えてください。

4

Studio欄のExcelファイルを開いて中身を確かめる

Studio欄に出たExcelのファイル名を押すと、中身がその場で開きます。 設備ごとに、頻度・点検項目・判定基準・担当が並び、見出しの色付けやセルの結合までされています。

💡
テクニック

判定基準の数字(例:圧力0.6〜0.8MPa)が元の資料どおりか、1か所だけでも見比べてから使うと安心です。ファイルが出ない時は、チャットの返事が終わるまで少し待ってください。

5

同じ資料から新人向けの手順書をWordで頼む

続けて、下の文を貼り付けて送ります。 Studio欄にWordのファイル(.docx)が出てきて、異常を見つけた時の対応や点検の流れがまとまった手順書ができます。

プロンプト例
新人向けに、異常を見つけた時の対応と点検の流れをまとめた手順書をWordファイルで作ってください。
💡
テクニック

「新人向けに」「A4で2ページに収めて」など、読む人と長さを書き足すと、それに合わせて作り直してくれます。

6

ダウンロードしてExcel・Wordで手直しする

Studio欄のファイルの右にある「︙」を押し、「ダウンロード」を選びます。 いつものExcel・Wordで開けるので、社名や日付を直してそのまま使えます。

💡
テクニック

ファイル名は英語で付くことが多いので、ダウンロードしたあとに分かりやすい名前に変えておくと、あとで探しやすくなります。

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