「Copilotでガントチャートを作る｜Excelで担当ごとに色分けした工程表」の所要時間は？

約5分で完了できます。難易度は初級です。

AI初心者でもできますか？

はい、初心者の方でも手順通りに進めれば簡単にできます。

読み込み中...

Copilotでガントチャートを作る｜Excelで担当ごとに色分けした工程表

55回視聴1か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5分

Excelのガントチャートを、Copilotに1行たのんで担当ごとに色分けして作る方法です。作業一覧を開いて、Excelの右下のCopilotに1行たのむだけ。担当ごとに色分けされたガントチャートが隣のシートにできます。進捗率を直せば工程表も追従します。

#初級 #Excel #Copilot #約5分 #基礎（全業種共通）#工程表 #ガントチャート #スケジュール管理

材料(必要なもの)

Microsoft 365 Copilot有料プラン／Excel内のCopilot

その他作業一覧のExcelファイル（フェーズ・タスク・担当・開始日・終了日・進捗率）

手順

作業一覧を用意する

1行目を見出しにして、フェーズ・タスク・担当・開始日・終了日・進捗率の6列を並べます。特別な書式は要りません。開始日と終了日は、必ずExcelの「日付」の表示形式にしておきます（文字列のままだとCopilotが日付の解釈からやり直し、時間がかかります）。進捗率は0%〜100%の数値で入れておくと、あとで完了分と残作業を塗り分けてくれます。

💡

テクニック

列の順番は自由ですが、見出しの言葉は「タスク」「担当」「開始日」「終了日」「進捗率」のように、そのまま意味が読める日本語にします。「A列」「項目1」のような見出しだと、Copilotが何の列か判断できず、指示に列名を書き足す必要が出ます。

Excelでブックを開き、右下のCopilotをクリックする

作業一覧のブックをExcelで開きます。画面の右下にCopilotのマークが出ているので、これをクリックするとチャットの欄が右側に開きます。「ブックを編集しましょう」と表示され、その下に入力欄が出れば準備完了です。マークが見当たらない場合は、リボンの「ホーム」タブの右のほうにもCopilotのボタンがあります。

💡

テクニック

ここに出てくるのはExcelの中のCopilotで、Microsoft 365 Copilotのライセンスが要ります。無料のCopilot（copilot.microsoft.com）にはこの機能がなく、ブックを直接書き換えることはできません。入力欄の下に「M365 Copilot（Premium）」と出ていれば、有料側のCopilotです。

ほしい見た目を1行で伝える

入力欄に、作りたいものと見た目の希望をそのまま書いて送ります。「ガントチャートを作って」だけでも出ますが、「月単位で」「担当ごとに色を分けて」「進捗もわかるように」と3つ足しておくと、あとから直す手間がなくなります。範囲の指定は要りません。開いているシートの表をそのまま読み取ってくれます。

プロンプト例

この表を元に、月単位のガントチャートを作成してください。担当ごとに色を分けて、進捗もわかるようにしてください。

💡

テクニック

色や単位の希望は、あとから「色を変えて」と言い直すより、最初の1行に入れてしまうほうが早く終わります。週単位で見たい場合は「月単位」を「週単位」に変えるだけです。

隣のシートに出来上がった工程表を見る

Copilotが手順を組み立て、隣に新しいシート（例：「月次ガント」）を作って工程表を書き込みます。もとの一覧は書き換えられません。出来上がると、何をしたかが箇条書きで返ってきます。表の上には期間・凡例・基準日、右側には担当ごとの色の見本が並び、その下に月の目盛りとタスクごとの横棒が並びます。

💡

テクニック

気に入らなければ「元に戻す」を押せば、追加されたシートごと取り消せます。作り直すときは、直したい点だけを続けて書けば、同じシートを直してくれます。

色の濃さで進み具合を読む

横棒は担当ごとに色が分かれ、同じ色でも濃い部分が完了分、淡い部分が残作業です。どのタスクが遅れているか、誰に仕事が寄っているかが、表を読まなくても横から見て分かります。もとの一覧の進捗率と数式でつながっているので、進捗率を書き換えれば工程表の濃淡も変わります。

💡

テクニック

進捗を更新するときに工程表を作り直す必要はありません。もとの一覧の進捗率だけ直せば追従します。毎週の進捗会議の前に、一覧の数字を触るだけで最新版になります。

同じやり方で、フロー図や組織図もつくる

工程表と同じ要領で、手続きの流れや人の並びも図にできます。手続きの説明文を渡して「フロー図にして」と伝えれば、図形と矢印の流れ図に、名簿を渡して「組織図にして」と伝えれば、部署ごとに色を分けた組織図になります。作り終えたらCopilotの欄は閉じてかまいません。シート全体が広く見えるようになります。

プロンプト例

この名簿を元に、上下の関係がわかる組織図を作成してください。部署ごとに色を分けてください。

💡

テクニック

図にしたい元の情報が文章のときは、先に「手順を箇条書きに整理して」と頼み、整理された結果を見てから図にすると、抜けや分岐の取りこぼしが減ります。