「提案資料の裏取りをCopilotで｜数字の計算し直しから修正版Wordまで」の所要時間は？

約10分で完了できます。難易度は初級です。

AI初心者でもできますか？

はい、初心者の方でも手順通りに進めれば簡単にできます。

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提案資料の裏取りをCopilotで｜数字の計算し直しから修正版Wordまで

2週間前00.0☆☆☆☆☆所要時間 10分

提案資料の数字を、Copilotで計算し直して修正版のWordに書き出す方法です。提案資料を出したあとで「この数字合ってる？ CopilotにWordをそのまま添付し、数字を計算し直させて、合わない箇所と根拠のない主張を洗い出させます。

#資料作成 #初級 #Copilot #約10分 #提案資料の裏取り #Word書き出し

材料(必要なもの)

資料作成

手順

Copilotを開く

ブラウザで copilot.microsoft.com を開き、Microsoftアカウントでサインインします。会社でMicrosoft 365を契約していれば、そのアカウントのまま使えます。

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テクニック

この手順はMicrosoft 365を契約している環境で確認しています。社内でCopilotが使えるかどうかは、情報システム担当に一度確認しておくと安全です。

提案資料をそのまま添付する

入力欄の「＋」からWordファイル（.docx）を添付します。中身をコピーして貼り直す必要はありません。ファイル名の横に「ドキュメント」と出れば読み込めています。

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テクニック

顧客名や金額が入った実資料をそのまま渡すのが不安な場合は、社名を伏せた版を作ってから添付してください。

数字を計算し直させる

「書いてある数字を計算し直して、合わない箇所を洗い出して」と頼みます。人がいちばん見落とす、合計・単価×数量・前年比のズレをここで拾います。

プロンプト例

添付した提案資料をチェックしてください。資料の中の数字を計算し直して、書かれている結果と合わない箇所を洗い出してください。指摘は「該当箇所 / 何が問題か / どう直すか」の3点セットで、箇条書きにしてください。推測で補わず、資料に書かれていないことは「記載なし」と書いてください。

根拠のない主張を洗い出させる

数字が合っていても、出典のない数字や「効果が見込まれます」だけの主張は決裁で必ず止まります。そこを名指しで挙げさせます。

プロンプト例

同じ資料について、根拠が示されていない主張と、出典が書かれていない数字をすべて指摘してください。それぞれ、どんな根拠を足せば通るようになるかも書いてください。

決裁者に聞かれる質問を先に出させる

出す前に想定問答を作ります。「この5つに即答できるか」を基準に資料を足すと、差し戻しが減ります。

プロンプト例

この提案の決裁者から必ず聞かれそうな質問を5つ挙げ、それぞれ資料のどこを補えばよいかを書いてください。

指摘を反映した修正版を作らせる

指摘が出そろったら、そのまま「この内容で資料を直して」と続けて頼みます。数字を直した修正版の本文が、そのまま返ってきます。自分で書き直す手間が要りません。

プロンプト例

修正提案してくれた内容を元に資料を修正してください。直した数字と根拠が分かるように、修正後の文章をそのまま書き出してください。

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テクニック

返ってきた修正版には「※資料では6,920万円と記載されていたため修正」のように、どこを直したかが書かれます。元資料と突き合わせる時はここを見てください。

結果をWordで書き出す

回答の下にある「ページ内で編集します」を押すと、回答が編集できるページになります。開いた画面の「共有」から「Word (.docx) のダウンロード」を選べば、そのままWordファイルとして落とせます。PDFも同じ場所から出せます。

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テクニック

コピーして貼り直す必要はありません。落としたWordはそのまま開けて、見出しや箇条書きもそのまま残ります。

コツ・ポイント

返ってくるのは「該当箇所／何が問題か／どう直すか」の3点セットなので、上から順に直すだけで資料が締まります。／決裁者から必ず聞かれる質問も5つ先に出させられます。／修正版の書き出しは「ページ内で編集します」→「共有」→「Word (.docx) のダウンロード」の順です。／Microsoft 365 を契約している環境で確認しています。