安全パトロールの報告書を作る|Copilotのページで下書きからWordまで
表つきの安全パトロール報告書を、Copilotに3行で伝えて作る方法です。安全パトロールや点検の報告書、毎回ゼロから書いていませんか。場所・指摘内容・期限・担当を3行で伝えるだけで、表つきの下書きが「編集できるページ」として出てきます。
材料(必要なもの)
手順
Copilotを開く
https://copilot.microsoft.com を開きます。Microsoftアカウントのほか、Googleアカウントでもサインインできます。
会社名や個人名など、社内の情報は入力しないでください。ダミーの社名・部署名で試すのがおすすめです。
報告書の中身を3行で送る
下の文をそのまま貼り付けて、自社の内容に書き換えてから送信します。
3行目の「編集できるページにまとめてください」が肝です。この一文があると、あとから直せるページの形で返ってきます。
下書きページができるのを待つ
2〜3分で「ページを開く」というカードが出ます。押すと下書きが開きます。
待っている間は画面を閉じないでください。回答の下に広告が出ることがありますが、動作には影響ありません。
中身を確認する
実施概要、指摘事項の表(場所・指摘内容・是正期限・担当)、是正状況の記入欄、総評、次回予定まで入った状態で出てきます。
生成のたびに日付の書き方などが少し変わります。必ず実際の内容と突き合わせてください。
気になるところをその場で直す
文章も表のセルも、クリックしてそのまま書き換えられます。日付や担当者名は自社の実際の内容に直してください。
表のセルは3回クリックすると中の文字がまとめて選べるので、上書きが早いです。
Wordに書き出す
右上の「共有」から「Word (.docx) のダウンロード」を選ぶと、表がそのまま入ったWordファイルが手元に落ちます。PDFも選べます。
Excel形式での書き出しはありません。表計算に使いたい時は、Wordの表をコピーして貼り付けてください。
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