設備の日常点検表をスプレッドシートで作る|Geminiに1行で頼む
チェックボックス付きの設備日常点検表を、スプレッドシートのGeminiに頼んで作る方法です。 スプレッドシートを開いて右上のGeminiのボタンを押し、「工場の設備日常点検表を作って」とお願いするだけ。
材料(必要なもの)
手順
スプレッドシートを新しく開く
ブラウザで下のURLを開くと、空のスプレッドシートがすぐに作られます。 https://sheets.new 使うのはGoogleアカウントだけです。無料のアカウントでも同じことができます。
画面はこちらです → https://sheets.new /既にあるファイルに作らせると、いまのデータの上に書かれることがあります。最初は空のシートで試してください。会社の機密情報が入ったファイルは避けて、まっさらな1枚で試すのが安全です。
右上のGeminiのボタンをクリックする
画面の右上、共有ボタンの近くにある星のようなマーク(Gemini に質問する)をクリックします。右側にGeminiのパネルが開き、入力欄が出ます。 ボタンが見当たらないときは、画面上部のメニューにある「Gemini」からも開けます。
パネルはシートの右側に開くので、表そのものは左側に作られます。パネルは右上の「閉じる」でいつでもたためます(閉じても、作った表はそのまま残ります)。
ほしい表を1行でお願いする
入力欄に、下の文をそのまま貼り付けて送信します。 ポイントは3つです。①何の表かを名指しする ②項目の数を書く ③ほしい列を並べて書く。この3つを入れておくと、点検表の形がその場で決まります。
上の文はコピーしてそのまま使えます。書き換えるのは「何の表か」と列の名前だけです(例:工場の設備日常点検表 → 厨房の衛生チェック表/確認欄 → 良否)。数と列を書かないと、項目数も列の並びも毎回変わります。
「作成プラン」が出たら承認を押す
送信から40秒ほどで、これから作る表の中身(点検項目と列の構成)がパネルに一覧で出ます。中身を見て問題なければ「承認」を押します。 ここで直したいことがあれば、承認せずに「項目に電気設備を足して」と続けて頼めば、プランを作り直してくれます。
承認を押すまでシートには何も書き込まれません。中身を見てから決められるので、いきなり上書きされる心配はありません。
約2分待つと、シートの上に点検表が組み上がる
承認したあとは待つだけです。表題・点検日・設備名の欄、紺色の見出し行、10項目の点検内容、確認欄のチェックボックス、罫線までが自動で入り、シートのタブ名も「日常点検表」に変わります。 実測で、承認してから完成まで約85秒(送信からは約2分)でした。待っている間は他の作業をしていて大丈夫です。
文字だけでなく、罫線・背景色・チェックボックスといった書式まで入るのがこの機能の特長です。文字が入ってから書式が乗るまでに40秒ほどあるので、途中の見た目で「終わった」と判断せず、罫線が入るまで待ってください。
自社の設備に合わせて直して、その日から使う
できあがった点検表は、そのまま入力して使えるシートです。確認欄のチェックボックスはクリックすればその場でチェックが入ります。 点検項目はGeminiが一般的な内容で作っているので、自社の設備に合っているかを見て、足りない項目を足し、要らない項目を消してから運用してください。追加も、パネルにそのまま頼めば同じシートに書き足されます。
直したい場所は「7行目の点検項目を◯◯に直して」のように1つずつ頼むと、その部分だけ書き直してくれます。完成したシートをコピーして名前を変えれば、設備ごと・現場ごとの点検表に増やせます。印刷して現場に置く運用にも、そのまま使えます。
コツ・ポイント
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