交通費の申請メールを自動集計｜GeminiとApps Scriptで毎月1日に
交通費の申請メールの集計を、Geminiに書かせたApps Scriptで自動にする方法です。社員から届く件名【交通費】のメールを、毎月1日の朝9時に自動で拾って、日付・区間・金額・用件を一覧表に追記します。 仕組みはAIに書いてもらうだけ。
材料(必要なもの)
手順
見出しだけの表を1枚つくる
Googleスプレッドシートを新しく1枚つくり、1行目に「利用日／区間／金額／用件」の見出しを入れます。用意するのはこれだけです。
やりたいことをAIにそのまま伝える
仕組みのコードは自分で書きません。やりたいことを文章のままAIに伝えると、貼り付けるだけのコードが返ってきます。
「同じメールを二度追記しない」を必ず入れてください。これが無いと、毎月動くたびに同じ行が増え続けます。
拡張機能 → Apps Script に貼って保存
表のメニューから「拡張機能」→「Apps Script」を開き、AIがくれたコードをそのまま貼り付けて保存します。表と同じファイルに紐づくので、置き場所を考える必要はありません。
アクセスを許可するのは最初の1回だけ
「実行」を押すと、自分のGmailとスプレッドシートを見てよいかの確認が出ます。「権限を確認」→「詳細」→「（プロジェクト名）に移動」と進み、権限のチェックを全部入れてから「次へ」を押します。許可は最初の1回だけで、以降は聞かれません。
「このアプリはGoogleで確認されていません」と出ますが、自分で作った自分だけの仕組みなので、そのまま進んで問題ありません。チェックを入れないと「次へ」が押せない画面になっています。
実行して、表がうまるのを確認する
許可が終わったらもう一度「実行」。表に戻ると、申請メールから拾った日付・区間・金額・用件が行になって並びます。ここまでで「手で書き写す作業」が無くなります。
毎月1日の朝9時に動くようセットする
左のメニューから時計のマーク（トリガー）を開き、「トリガーを追加」→ 時間主導型 → 月ベースのタイマー → 1日 → 午前9時〜10時 → 保存。これで毎月1日に自分から動きます。
実行する関数は、AIが作ってくれた集計用の関数（例：addKotsuhi）を選びます。ここを間違えると何も起きません。
人が触らずに動いたことを確認する
「実行数」の画面を開き、種類を「時間主導型」で絞ると、人が触っていない実行が「完了」で並びます。ここが増えていれば、毎月ほったらかしで集計が回っている状態です。
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