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起きたことを1回伝えるだけ!介護の事故報告書をAIがまとめて記入

5時間前00.0☆☆☆☆☆所要時間 10

介護の事故報告書を、同じことを何度も書き直しながら一から作っていませんか。 厚労省の標準様式のExcelをChatGPTに渡し、起きたことを1回伝えるだけで様式が埋まり、ご家族への説明文も出てきます。

材料(必要なもの)

ChatGPT有料プラン
その他事故報告書のExcel雛形(厚生労働省の標準様式)
※雛形が無い方は、下のフォルダの空欄の雛形と記入済みの見本をそのままお使いいただけますhttps://drive.google.com/drive/folders/144RiFs0tvsyQJBRc3-bbzeU9a8lBIWJH
その他起きたことのメモ(いつ・どこで・誰が・どうなったか・対応・ご家族への連絡など)

手順

1

ChatGPTを開く

ブラウザで下のURLを開きます。 https://chatgpt.com/ Excelファイルを読み込ませて、記入済みのExcelを作らせるので、ログインした状態で使ってください。

💡
テクニック

https://chatgpt.com/ /ファイルを作って返してもらうので、有料プランで使ってください。無料プランはファイル生成の回数に制限があります

2

事故報告書のExcelを添付する

いつも使っている事故報告書のExcelを、そのまま添付します。 雛形が手元に無ければ、下のフォルダの『【雛形・空欄】介護_事故報告書_標準様式.xlsx』をダウンロードして使ってください。 https://drive.google.com/drive/folders/144RiFs0tvsyQJBRc3-bbzeU9a8lBIWJH

💡
テクニック

フォルダの雛形は、厚生労働省の事故報告の標準様式(2024年11月の改訂版)が元です。チェック欄はChatGPTが書き換えても消えないよう「☐」の文字にしてあります。実際にChatGPTが記入して返してきた見本のPDFも入っているので、先に見るとどこまで埋まるかが分かります。市町村の独自様式を使っている場合は、そのExcelを添付すれば同じように埋まります。

3

起きたことを1回だけ送って、埋めてもらう

下の文をコピーして、【起きたこと】の中身を実際にあったことに書き換えて送ります。箇条書きでなく、話すような文章のままで大丈夫です。

プロンプト例
添付のExcelは、市町村に出す介護の事故報告書(厚生労働省の標準様式)の雛形です。 下の「起きたこと」をもとに空欄を埋めて、同じ書式のExcelにして返してください。 あわせて、ご家族へ電話で説明するときの説明文を、この返事の中に書いてください。 【守ること】 ・シート名・項目名・並び・罫線・結合・A4縦の印刷設定は変えない。空欄だけを埋める ・文章の欄は「折り返して全体を表示」と左寄せを残し、枠の中に全文が見えるようにする ・選択肢は、当てはまる「☐」を「☑」に書き換える。当てはまるものが複数あれば全部 ・日付は西暦で、年・月・日の欄に数字だけを入れる。上の「提出日」だけは「提出日:2026年9月12日」の形で1つのセルに書く ・利用者さんの名前はイニシャルのまま使う ・「起きたこと」に書いていない項目は「(要確認)」と入れ、最後にまとめて質問する ・7 原因分析は「本人要因・職員要因・環境要因」、8 再発防止策は「手順・環境・評価の時期」に分けて書く ・ご家族への説明文は、専門用語を使わず、お詫びと今後の対応が伝わる言葉で書く 【起きたこと】 第1報。提出日は2026年9月12日。 社会福祉法人サンプル会の「特別養護老人ホーム サンプルの里」(介護老人福祉施設・事業所番号3470000000・広島県サンプル市中央1-2-3)で起きました。 利用者はS.T様、87歳の女性。2024年4月1日から入所、住所は施設と同じ、保険者はサンプル市。要介護3、認知症高齢者の日常生活自立度はⅡb。 2026年9月11日の午前6時10分ごろ、ご本人の居室(個室)で、ひとりでトイレに行こうとして、ベッドの横で転倒しているのを夜勤の職員が見つけました。 右の股関節あたりを痛がったので、看護師が確認して冷やし、7時に救急車でサンプル市民病院(082-000-0000)へ運びました。 診断は右大腿骨頸部骨折で、そのまま入院。手術は9月13日の予定です。 長女様(子)に9月11日の6時40分に電話で報告し、病院に来ていただきました。 センサーマットは使っていましたが、電源が抜けていて鳴りませんでした。 ベッドの柵は片側だけで、夜間のトイレ誘導は2時と5時にしていました。
💡
テクニック

上の例をコピーして、【起きたこと】だけ書き換えればOKです。施設名・事業所番号・所在地は毎回同じなので、一度書けば次から使い回せます。利用者さんのお名前は、ChatGPTに渡す時はイニシャルにしておき、提出する前に施設の中で書き直してください。

4

返ってきたExcelを開いて確かめる

数分でExcelが返ってきます。返事の中のファイル名を押すと画面の横に中身が開くので、「ダウンロード」ボタンで保存します。チェック欄に☑が入っているか、原因分析と再発防止策が分けて書かれているかを見ます。

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テクニック

実測では約7分で返ってきました。チェック欄は11か所(第1報・入院・女性・要介護3・転倒・救急搬送・骨折・ご家族への報告など)すべて合っていて、原因分析は「本人・職員・環境」、再発防止策は「手順・環境・評価の時期」に分かれていました。伝えていないことは勝手に作らず「(要確認)」と入り、最後に質問としてまとめて出ます。

5

「(要確認)」のところを会話で埋める

最後にまとめて出てきた質問に答えて、埋め直してもらいます。分からない項目は分からないと伝えれば、空けたままにしてくれます。

プロンプト例
質問への回答です。この内容で埋め直して、同じ書式のExcelで返してください。 ・発見時は右を下にして床に横になっていて、声かけに返事がありました。目立つ出血はありません ・センサーマットの電源は、前日の夜の巡回(22時)では入っていました。抜けた理由は分かっていません ・施設長への報告は9月11日の7時30分、サンプル市への電話連絡は9月11日の10時です
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テクニック

続報(第2報・最終報告)を出す時も、同じ会話で「手術の結果と退院の見込みを足して、第2報にして」と送れば、前の内容を引き継いで書き直してくれます。

6

ご家族への説明文を確かめて、提出する

返事の中に、ご家族へ電話で説明するための文も出ています。施設の言葉づかいに合わせて直してから使います。事故報告書は印刷やPDFにして、市町村の窓口に出します。

プロンプト例
ご家族への説明文を、電話で読み上げやすいように、1文を短くして書き直してください。 お詫びは最初と最後の2回にして、今後の対応は3つに絞って伝える形にしてください。
💡
テクニック

厚生労働省の標準様式では、第1報は1〜6の項目をできる範囲で書いて、事故のあと遅くとも5日以内を目安に出すことになっています。提出の方法や期限は市町村ごとに違うことがあるので、出す前に保険者の案内を確かめてください。

コツ・ポイント

ヒヤリハット(けがまでは至らなかった出来事)の記録にも、同じやり方で使えます。ChatGPTのプロジェクト機能に施設の様式と書き方の決まりを入れておけば、事故報告書もヒヤリハットも、毎回の添付や長い指示なしで書けます。

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