Gemini Notebook運用2026年9月10日

Gemini Notebookの外部共有設定が4段階に──管理コンソールの手順と選び方

Google Workspace Updatesのページ — 提供元の発表ページ（出典：Google Workspace Updates）

Googleは米国時間2026年9月10日、Gemini Notebook（旧NotebookLM）の社外共有を管理コンソールで細かく制御できるようになったと発表しました。これまでは共有を許すか許さないかの2択でしたが、「許可したドメインだけ」「公開リンクまで許す」を含む4段階から選べます。自社はどれを選ぶべきか、設定場所と判断の線引きを見ていきます。

何が変わったか

Gemini Notebook は、社内の資料やPDFを読み込ませて、その中身だけを根拠に質問できるGoogleのツールです（2026年7月に NotebookLM から名称が変わりました）。今回変わったのは、作ったノートブックを社外の人に共有できるかどうかを管理者が決める部分です。発表文では、これまでの共有オン／オフの2択に代えて、次の4つから選べるとしています。

●Off（オフ）— 社外の誰とも共有できない。これが初期値
●Trusted Domains（許可したドメインのみ）— 管理者が登録したドメインのメールアドレス宛だけ共有できる
●On（オン）— 社外のどのメールアドレス宛でも共有できる
●On with public notebook sharing（オン＋公開共有）— リンクを知っている人が誰でも開ける公開ノートブックを作れる

設定はドメイン全体だけでなく、組織部門（OU）やグループの単位でも切り替えられるとしています。なお管理者ヘルプ側の表記は「Allowlisted domains」で、公開共有はオン／許可ドメインの設定に追加で有効化する形で説明されています。画面の文言は発表文と完全に同じとは限りません。

対象プランは「Available to all Google Workspace customers」、つまりGoogle Workspace を契約している全エディションです。日本での提供について発表文に国や言語の限定の記載はありませんが、提供は段階的で、Rapid Release・Scheduled Release のどちらも2026年9月10日開始で機能が見えるまで最大15日とされています。発表日にすべてのドメインで出るわけではありません。

業務での使いどころ

効いてくるのは、社外の相手と同じ資料を見ながら進める仕事です。たとえば業務委託先や顧問の士業に、仕様書・規程・過去のやりとりをまとめたノートブックを渡して、そこから質問してもらう使い方ができます。これまでオフ一択だった会社は、共有したいたびにPDFをメールで送る運用に戻っていたはずです。

一方で向かないのは、個人情報や未公表の見積・価格が混ざった資料です。ノートブックを共有すると、相手は読み込ませた情報源そのものを開けます。要約だけを渡しているつもりでいると範囲を見誤ります。

1管理コンソールにログインし、メニュー →「生成AI」→「Gemini Notebook」を開く
2左側で対象の組織部門（OU）やグループを選ぶ。全社一律にしなくてよい
3「組織外との共有」の項目で、オフ／許可したドメインのみ／オンのいずれかを選ぶ
4許可したドメインのみにする場合は、取引先のドメインを登録する
5公開ノートブックを許すかどうかを決め、保存する（ヘルプでは反映に最大24時間とされています）

迷ったら「許可したドメインのみ」が現実的な落としどころです。社外と仕事ができるようになる一方、宛先の打ち間違いで無関係の相手に届くことは防げます。

社内の共有ルール案をAIに書かせるプロンプト

あなたは中小企業の情報管理担当者です。Google Workspace の Gemini Notebook について、社外共有の運用ルール案をA4一枚で作ってください。

前提
・管理者が選べる設定は4段階（社外共有オフ／許可したドメインのみ／すべてのメールアドレスに許可／公開リンクも許可）
・設定は部署（組織部門）やグループごとに変えられる
・ノートブックを共有すると、相手は読み込ませた元資料そのものを閲覧できる

出したい内容
1. 部署ごとの推奨設定（営業／経理／人事／開発など、当社にありそうな単位で）と、その理由
2. ノートブックに入れてはいけない情報の一覧（具体例つき）
3. 社外共有を申請するときの手順（誰が承認し、何を記録するか）
4. 公開リンク（誰でも開ける共有）を許可する場合の条件と、許可しない場合の代替手段

条件
・専門用語は使わず、社内の誰でも読める言葉で書いてください
・判断に迷う箇所は断定せず「要確認」と書き、何を確認すべきかを添えてください

出てきた案をそのまま配らず、自社の実態に合わない部署分けや例を人が直してから使ってください。

試すときに気をつけること

日本で使えるかは「発表文に記載なし」の状態です

発表文の対象は「Available to all Google Workspace customers」で、対象国や対象言語の限定は書かれていません。ただし2026年9月10日から最大15日かけた段階提供とされており、日本のドメインにいつ設定項目が出るかは発表文に書かれていません。管理コンソールに「組織外との共有」が見えない場合、設定のミスではなく順番待ちの可能性があります。数日おいてから確認してください（本記事は日本の管理コンソールでの表示を確認したうえで書いたものではありません）。