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気まずい連絡も安心！納期遅れのお詫びメール

2回視聴11か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 1分

営業・購買・生産管理など、お客様と納期のやり取りをする担当者が、「納期遅れ」をメールで伝える必要があるときに使えるレシピです。書き出しに悩みやすいお詫び文も、ChatGPTを使えば、角が立たない誠意ある表現でスピーディに作成できます。

材料(必要なもの)

ChatGPT無料版でOK

その他納期情報（製品名・当初納期・新納期・遅延理由など）

手順

ChatGPTにログインする

遅延連絡メールの文案を作成

納期遅れの状況を整理して入力しましょう。

プロンプト例

お客様に納期遅れの連絡をするためのメール文面を作成してください。・相手企業：〇〇株式会社・遅れる製品：SPX-3500 モーター駆動ユニット・当初納期：4月10日 → 新納期：4月17日予定・理由：モーター部材（中国製）の輸送遅延・現時点では代替案はなく、納期確定後すぐに連絡する旨も伝えたい角が立たない、誠意のある表現でお願いします。 → 誠実さが伝わる文面が自動生成される

文章を調整して完成度をアップ

読みやすくて伝わりやすいメール文になるように調整しましょう。例）「もう少し端的に、かつ誠実な対応が伝わる文章で」「事実共有の部分は箇条書きをつかってわかりやすく」「代替案は文章で伝えよう」

コツ・ポイント

・プロンプトは「相手の企業名」「製品名」「納期」「理由」など具体的に・誠実さを伝えたい場合は、「角が立たない表現で」と伝えると効果的・完成した文章は、社内チェックや上長レビューを通すと安心

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