Google Meet参加前に録画・Geminiメモの社内ルールを表示──設定方法と周知文の書き方

何が変わったか

Google Meet で会議に入る直前の画面（グリーンルーム＝カメラやマイクを確認する待機画面）に、管理者が書いた短い文章を表示できるようになりました。Googleは目的を「録画・文字起こし・Gemini のメモといった会議の記録の扱いについて、社内ルールを利用者に知ってもらうため」と説明しています。

• ●表示する文章は管理コンソールで設定する。管理者ヘルプによると、書式なしのテキストで1,000文字まで
• ●詳しい規程を載せた社内ページなどへのリンクを1つ添えられる（任意）
• ●表示のタイミングは「常に表示」か「録画・AIによるメモ・文字起こしを使っている会議だけ」の2択
• ●初期設定はオフ。管理者が組織部門（部署などの単位）ごとに有効にする。利用者側の操作は不要

対象プランは Business Standard / Business Plus、Enterprise Standard / Enterprise Plus、Education Fundamentals / Standard / Plus、Frontline Plus、教育機関向けの追加ライセンス Google AI Pro for Education です。Business Starter は対象に入っていません。

提供は2026年11月2日（米国時間）に始まった段階的な展開で、Googleは「機能が見えるまで15日以上かかる場合がある」としています。発表文に対象の国や言語の記載はなく、日本で今この設定が表示されるかは確認できていません。管理コンソールに項目が見当たらない場合も、設定の誤りではなく順次提供の途中である可能性があります。

業務での使いどころ

Gemini のメモや文字起こしを社内で使い始めると、「この会議、記録されているの？」「その記録は誰が見られるの？」という質問が必ず出ます。入室前の画面に一言出しておけば、参加者が知らないまま話し始める状況を減らせます。

管理者ヘルプによると、組織外の人が会議に参加する場合も、主催者に設定された文章が社外の参加者にも表示されます。取引先との打ち合わせで「録画していいですか」と毎回口頭で断っている会社なら、その説明の土台にできます。

1. 1社内で「会議の録画・文字起こし・Gemini メモの扱い」を決める（誰が記録を見られるか、何日保存するか、社外に出すか）
2. 2詳しい内容を社内ポータルやGoogleサイトなどのページにまとめ、リンク先にする
3. 3画面に出す短い文章を作る（下のプロンプトで叩き台を作れる）
4. 4管理コンソールで、メニュー →［アプリ］→［Google Workspace］→［Google Meet］→［Meet の安全性設定］→［Meeting disclosure & privacy］を開き、文章・リンク・表示タイミングを入れて保存する（英語版ヘルプの項目名。日本語の画面では表記が異なる場合があります）
5. 5まず一部の組織部門だけで有効にし、自分で会議を作って表示を確認してから全体に広げる

Google Meet の会議に参加する直前の画面に表示する、会議の記録に関する周知文を作ってください。

条件
・読み手は社内の参加者と、社外の取引先の両方
・1文目で「この会議は録画・文字起こし・AIによるメモが行われる場合がある」ことを伝える
・記録を見られる範囲、保存期間、目的を、下の社内ルールの範囲だけで書く
・社内ルールに書かれていないことは足さない。分からない項目は［要確認］と書く
・200字以内、です・ます調、専門用語は使わない
・最後に「詳しくはリンク先をご覧ください」で締める
・トーンの違う案を2つ出す（かための案／やわらかい案）

社内ルール
（ここに会議の記録に関する社内ルールを貼り付け）

上限は1,000文字ですが、入室直前の画面で長文は読まれません。結論を1〜2文に絞り、詳細はリンク先に回すのが現実的です。

試すときに気をつけること

• ●表示条件を「記録時だけ」にすると、記録しない会議では何も出ない。社内への周知を兼ねたいなら「常に表示」も検討する
• ●社外の参加者に出るのは主催者側の設定。自社の文章が相手の社内ルールの代わりになるわけではない
• ●文章は社外の人も読む前提で書く。社内の略語や部署名は避ける
• ●リンク先が社内限定のページだと、社外の参加者は開けない。社外向けに公開できる内容かも決めておく