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トゲなく丁寧に伝える！再提出のお願いメール
571回視聴12か月前10.0☆☆☆☆☆所要時間 1分
経費精算をチェックする事務担当・経理担当の方が、出張精算書に領収書の添付漏れを見つけたときに使えるレシピです。 「伝え方がきつくならないようにしたい」「でも確実に対応してほしい」──そんな場面でも、ChatGPTを使えば、やわらかく丁寧なのに、伝わる依頼メールが1分で完成します。
材料(必要なもの)
ChatGPT無料版でもOK
手順
1
ChatGPTにログインする
ChatGPTのWebサイトにアクセスして、ログインします。これだけで準備完了です。
2
メール文案を作成する
出張精算書で何が不足していたのか（例：交通費・宿泊費の領収書）を具体的に伝えます。ChatGPTが依頼メールの下書きを作ってくれます。
プロンプト例
出張精算書の交通費と宿泊費の領収書が添付されていませんでした。メールで再提出を依頼したいです。
💡
テクニック
添付されていなかったものを明確に伝えると、説明が的確になります。「どの資料」「どの項目」など、精算書の中身に即した文になります。
3
トーンや伝え方を調整する
やわらかく、でも確実に行動してもらえるよう、伝え方の希望を追加します。ChatGPTがやさしさと伝わりやすさを両立したメール文に整えてくれます。
プロンプト例
やわらかく、でも確実にやってもらえるように伝えたいです。
💡
テクニック
「気まずくならないように」「丁寧な印象で」など、感情に関する指示も効果的です。相手の役職や関係性も加えると、さらにフィットした文章になります。
4
期日を加える
再提出をお願いする期日（締切日）を明記して、文面に反映させます。返信のタイミングが明確になることで、相手が対応しやすくなり、やりとりもスムーズになります。
プロンプト例
5月16日までに再提出してほしいという締切も入れてください。
💡
テクニック
「できれば」「恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れてもらうと、柔らかい印象のまま伝えられます。
コツ・ポイント
・やわらかく伝えたい／念押ししたいなど、伝え方のニュアンスもプロンプトに入れるのがコツです。
・添付漏れの内容（例：交通費・宿泊費）を具体的に伝えると、文章にズレが出ません。
・よくある文面なら、一度プロンプトを保存しておけば次回もすぐ使えて効率的です。
・口調の指定（フォーマル／カジュアル）も追加可能。メール・チャット両対応OKです！
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