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レシートから立替精算書を作成する|ChatGPTで読み取り提出メールまで

713回視聴1年前00.0☆☆☆☆☆所要時間 10分

立替精算書を、ChatGPTでレシート画像を読み取って作る方法です。 レシートの読み取りから精算書のまとめ、経理への提出メールまでChatGPTで済ませます。

材料(必要なもの)

ChatGPT無料プランOK
その他レシート画像(PDF/JPG/PNGなど)
その他立替精算書フォーマット(Excelまたはスプレッドシート)
その他メールの提出条件(宛先・対象月・レシート提出形式など)

手順

1

レシート画像から文字を読み取る

レシート画像をChatGPTにアップロードし、精算に必要な情報(4点)を明記して読み取りを依頼します。 誤読の可能性もあるため、「確認もお願いします」と伝えるのがポイントです。

プロンプト例
このレシート画像から「日付・店名・金額・内容」を読み取ってください。 精算書に使うので、読み取りミスがないか確認もお願いします。
💡
テクニック

・内容の解釈が必要な場合は「○○のレシートです」など前情報を足すと精度UP ・不明点があればChatGPTから聞かれる場合もあります(補足すればOK)

2

ChatGPTにレシート情報を一覧化してもらう

読み取った内容をExcelやスプレッドシート形式で出力してもらいましょう。 さらに、勘定科目や用途も推定して記載してもらうことで、実務でそのまま使える一覧になります。

プロンプト例
このレシート画像から、立替精算書に貼り付けるための一覧表を作ってください。 精算書フォーマットは添付のとおりです。Excelやスプレッドシートにそのまま貼り付けできる形で出力してください。 勘定科目は「消耗品費」「旅費交通費」などを推定してください。 用途はシンプルに、備考には具体的な内容を記載してください。
💡
テクニック

・「このまま貼れるように」「行ごとに分けて」など、フォーマットに関する希望も添えると便利 ・複数レシートをまとめたいときも、一括で対応可能

3

精算書にコピペする

ChatGPTの出力をそのまま、精算書フォーマットにコピー&ペースト。 内容・区分に問題がなければ、これで提出準備完了です。

4

提出メールを作成する

立替精算書を送るための提出用メール文をChatGPTに依頼します。 宛先・提出物・レシート形式などを伝えれば、そのまま使える文面が整います。

プロンプト例
立替精算書を提出するメール文を作ってください。 ・提出物:5月分の立替経費精算書 ・レシート:PDF添付または原本提出予定 ・宛先:経理担当者 ・文面:簡潔かつ丁寧にお願いします。

コツ・ポイント

・ChatGPTには「日付・金額・内容を読み取って」など、項目を明確に伝えると読み取り精度がUP! ・「精算書にそのまま貼れる形式で」と指定すれば、整形の手間が省けます。 ・勘定科目・用途・備考の自動分類も依頼でき、仕分けの時間を短縮可能。 ・提出メールもまとめて整うので、一連の作業が5〜10分で完了します!

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