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日程調整メールを作る|ChatGPTでカレンダー画像から候補日を抽出

353回視聴1年前20.0☆☆☆☆☆所要時間 5分

取引先への日程調整メールを、ChatGPTにカレンダーのスクリーンショットを渡して作る方法です。取引先との日程調整メール、毎回文面を一から考えるのは地味に面倒です。カレンダー画像と要件を渡すだけで、議題まで入った感じのよいメールが5分で整います。

材料(必要なもの)

ChatGPT無料プランでOK
その他カレンダーのスクリーンショット(予定の色分けが見える週表示)
その他調整したい打合せの要件(議題・相手など)

手順

1

カレンダー画面をスクリーンショットで保存する

自分の週間カレンダーを表示し、空き状況がわかる状態でスクリーンショットを撮ります。

2

ChatGPTに画像をアップロードして、候補日を抽出する

ChatGPTにスクリーンショットをアップし、条件に合う「訪問候補日」をリストアップしてもらいます。

プロンプト例
予定がない"1時間枠"を抽出してください。 以下の条件をすべて満たす時間帯を探してください。 ・平日の月〜金 ・時間帯は8:00〜17:00 ・1時間以上の空き時間 ・前後30分ずつにも予定が入っていない(=実質2時間の空き内の1時間) ※色がついていないところ=空いているとみなしてください
3

抽出された候補日をもとに、打合せ調整用のビジネスメール文を整えます。

抽出された候補日をもとに、打合せ調整用のビジネスメール文を整えます。

プロンプト例
この日程候補で発注者との打合せの日程調整のメール文にしてください。 議題は以下のとおりです。 ・進捗報告 ・資材不良について ・地中障害物の対応について

コツ・ポイント

・候補日は「曜日つき」「時間帯そろえて」伝えると、相手にとって選びやすくなります。 ・カレンダー画像を使うと、空き時間の確認〜抽出までの手間を一気にカットできます。 ・ChatGPTに伝える条件は「箇条書き」で整理し、「色がついていない=空いている」などのルールも具体的に書くと認識ミスを防げます。 ・スクリーンショットは週表示・高解像度・予定の色分けありにすると、候補抽出の精度がアップします!

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