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カレンダー画像で一発！日程候補を拾って調整メール作成
90回視聴11か月前20.0☆☆☆☆☆所要時間 5分
現場代理人や営業担当の方が、取引先・発注者との日程調整メールを効率よく、かつ丁寧に整えたいときに使えるレシピです。 「毎回メールの文面を一から考えるのが地味に面倒…」 「でも雑に済ませると印象が悪いかも…」 そんなとき、ChatGPTを活用すれば、カレンダー画像と要件を入力するだけで、感じのよい日程調整メールがスピーディーに整います。 議題込みの丁寧な文面が、わずか5分で完成します。
材料(必要なもの)
ChatGPT無料プランでOK
その他カレンダーのスクリーンショット（予定の色分けが見える週表示）
その他調整したい打合せの要件（議題・相手など）
手順
1
カレンダー画面をスクリーンショットで保存する
自分の週間カレンダーを表示し、空き状況がわかる状態でスクリーンショットを撮ります。
2
ChatGPTに画像をアップロードして、候補日を抽出する
ChatGPTにスクリーンショットをアップし、条件に合う「訪問候補日」をリストアップしてもらいます。
プロンプト例
予定がない"1時間枠"を抽出してください。
以下の条件をすべて満たす時間帯を探してください。
・平日の月〜金
・時間帯は8:00〜17:00
・1時間以上の空き時間
・前後30分ずつにも予定が入っていない（＝実質2時間の空き内の1時間）
※色がついていないところ＝空いているとみなしてください
3
抽出された候補日をもとに、打合せ調整用のビジネスメール文を整えます。
抽出された候補日をもとに、打合せ調整用のビジネスメール文を整えます。
プロンプト例
この日程候補で発注者との打合せの日程調整のメール文にしてください。
議題は以下のとおりです。
・進捗報告
・資材不良について
・地中障害物の対応について
コツ・ポイント
・候補日は「曜日つき」「時間帯そろえて」伝えると、相手にとって選びやすくなります。
・カレンダー画像を使うと、空き時間の確認〜抽出までの手間を一気にカットできます。
・ChatGPTに伝える条件は「箇条書き」で整理し、「色がついていない＝空いている」などのルールも具体的に書くと認識ミスを防げます。
・スクリーンショットは週表示・高解像度・予定の色分けありにすると、候補抽出の精度がアップします！
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