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文面でも誠実丁寧な対応！卸業者への納品ミス謝罪

6回視聴11か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5分

「納品数が足りなかった…」「とにかく早く謝罪メールを送りたいけど、文章を考える余裕がない…」──そんなときに役立つレシピです。 ChatGPTを使えば、必要な情報を伝えるだけで、丁寧な謝罪文も社内共有文も数分で整います。時間がないときでも、対応の丁寧さを落とさずに信頼を保てます。

材料(必要なもの)

ChatGPT無料版でOK

その他納品内容やミスの状況を簡単にまとめたメモ

納品日、数量、原因などを箇条書きでメモします。情報を整理しておくことで、謝罪文が正確かつ簡潔になります。＜例＞納品日：4月30日／注文数：30ケース／納品数：20ケース／不足数：10ケース／原因：物流センターでの積み残し／再納予定：5月1日午前着で手配済み／相手：卸業者の営業担当者

💡

テクニック

メモ程度でも状況が整理されていると、それに合わせた文面が生成されるので重要です。

整理した情報をもとに、謝罪メール文を依頼します。トーン（丁寧、誠実）も明確に伝えると、印象のよい文章になります。

プロンプト例

数量不足の納品ミスの謝罪メールを作成してください。納品日：4月30日注文：30ケース納品：20ケース原因：物流センターでの積み残し対応：不足分10ケースを5月1日午前中に再納予定宛先：卸業者の営業担当者宛丁寧な謝罪、迅速な対応の印象を与えたいです

ChatGPTが作成した文面をチェックし、会社や取引先に合った文体に微調整します。事実や数字に誤りがないかの確認も忘れずに行います。

プロンプト例

相手が理解しやすいように必要な部分は構造化して読みやすくしてください。

納品トラブルがあったことを社内にも共有する場合、状況説明と再発防止の一言を含めた社内報告文を依頼します。

プロンプト例

今回の事案を社内で共有する連絡文も考えてください。関係者に状況と再納の予定を簡潔に伝えたいです。

・「誰宛か」「どんな印象を与えたいか」を伝えることで、文面の精度が上がります・トラブル内容と再発防止の姿勢を誠実に盛り込むと、信頼回復につながります・社内報告文も一緒に作ることで、全体の情報共有をスムーズに進められます・テンプレ化しておけば、次回以降の対応スピードも格段に上がります

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