Gemini運用2026年10月22日

Gemini in WorkspaceのやりとりがGoogle Vaultで検索・書き出し可能に──残る内容・対象プラン・社内周知のポイント

Google Workspace Updatesのページ — 提供元の発表ページ（出典：Google Workspace Updates）

Googleは2026年10月22日（米国時間）、Gmail・ドキュメント・スプレッドシートなどに組み込まれたGemini（Gemini in Workspace）の会話を、管理者がGoogle Vaultで絞り込んで書き出せるようになったと発表しました。社員がサイドパネルのGeminiに打ち込んだ質問とその回答が、会社として後から確認できる記録になるということです。何が残るのか、どのプランが対象か、社員に何を伝えておくべきかを整理します。

何が変わったか

Google Vault（ボールト＝Google Workspaceのメールやファイルを、調査や監査のために管理者が検索・保存・書き出しする機能）が、Gemini in Workspaceの会話に対応しました。Gmail、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Meetなどのサイドパネルで使ったGeminiの会話が対象で、社員がGeminiに聞いた内容を管理者が検索・書き出しできるようになった、と発表されています。

これまでVaultで扱えたのは、単体のGeminiアプリ（gemini.google.com やスマホアプリ）の会話でした。今回はそこに、各アプリの中で使うGeminiが加わった形です。

書き出しに含まれると発表されているのは次の5つです。

●社員が入力したプロンプト（指示文）
●Geminiの回答
●Geminiが生成した添付ファイル（画像など）
●参照されたWorkspaceファイル（ドライブの文書、Gmailのスレッドなど）へのリンク
●回答中の引用

検索は、ユーザーアカウント単位か、最大5,000ユーザーの組織部門（OU＝管理コンソール上の部署などのまとまり）単位で、日付の範囲を指定して絞り込みます。書き出しの形式はJSON（システム間でデータを受け渡すためのテキスト形式）です。

ただし対象になるのは、会話履歴がオンの間に作られた会話だけです。サイドパネルの会話履歴は2026年2月に発表された機能で、それより前の会話や、履歴が保存されない状態での会話は含まれません。

対象エディションは、Business Plus、Frontline Standard / Plus、Enterprise Essentials Plus、Enterprise Standard / Plus、Education Fundamentals / Standard / Plus、およびVaultアドオンの契約です。中小企業で多いBusiness Starter・Business Standardは対象エディションの一覧に入っていません（Vaultアドオンを契約している場合を除く）。

提供範囲は「Rapid Release（早期リリース）とScheduled Release（計画的リリース）のドメインで提供中」とエディション単位で示されており、国や言語による制限は発表文に記載がありません。日本の契約でも対象エディションなら該当すると読めますが、日本の画面で実際に表示されることはミーネクストでは確認できていません。

Vault API（システムから自動で検索・書き出しする仕組み）への対応は、画面での提供開始から14日以内とされています。保持ルール（一定期間は消せないように残す設定）や訴訟ホールド（特定の人のデータを削除させず保全する設定）は「今後のリリースで提供」とされ、今回はまだ含まれていません。

業務での使いどころ

この機能は、社員が日々の作業で使うものではなく、管理者が「必要なときに記録を確認できる」ための仕組みです。中小企業で実際に効いてくるのは次のような場面です。

●情報漏えいや誤送信の疑いが出たとき、Geminiに何を入力していたかを事後に確認する
●取引先や監査から生成AIの利用状況を聞かれたとき、記録を出せる状態にしておく
●退職者の業務の引き継ぎで、どの資料を参照して何を作っていたかの手がかりにする
●社内の生成AI利用ルールを作る前に、実際にどんな使われ方をしているかを把握する

一方で、日常的に社員の会話を見て回る用途には向きません。何のために、誰が、どんなときに検索するのかを先に決めておかないと、「監視されている」という不信感だけが残ります。

社員への周知文を作るときは、次のプロンプトをGeminiやChatGPTにそのまま貼ると叩き台が作れます。自社のプランと運用に合わせて、かっこ内を書き換えてください。

社員向けの周知文を作るプロンプト

あなたは中小企業の総務担当です。社員向けに、Google Workspaceで使うGeminiの記録の扱いについて周知文を作ってください。

前提:
・当社はGoogle Workspace（プラン名：○○）を使っている
・Gmail・ドキュメントなどのGeminiサイドパネルの会話は、会話履歴がオンの場合、管理者がGoogle Vaultで検索・書き出しできる
・残るのは、入力した指示文、Geminiの回答、Geminiが作った画像などのファイル、参照したファイルへのリンク
・管理者が確認するのは（例：情報漏えいの調査、監査対応）のときに限る
・確認できる担当者は（例：総務部長と情報システム担当の2名）

書いてほしいこと:
1. 何が記録として残るか
2. 会社が確認するのはどんなときか、誰が確認するか
3. Geminiに入力してはいけない情報の例（個人情報、取引先から預かった秘密情報など）
4. 会話履歴の削除について当社がどう設定しているか（例：手動削除は不可）

条件:
・A4で1枚に収まる長さ
・専門用語には一言説明をつける
・上の前提に書いていないことは書かない

最後の「前提に書いていないことは書かない」が大事です。これがないと、AIが自社に無い運用ルールや機能を推測で書き足してしまうことがあります。

試すときに気をつけること

Business Starter・Standardは対象外

対象エディションの一覧にBusiness Starter・Standardは入っていません。Vaultアドオンを別途契約していない限り、この機能は使えません。自社のエディションは管理コンソールの契約情報で確認してください。

画面に出ていなくても設定ミスとは限りません

発表文では「Rapid Release・Scheduled Releaseのドメインで提供中」とされていますが、日本の管理画面で実際に表示されることはミーネクストでは確認できていません（2026年10月23日時点）。Vaultの検索画面でサービスの一覧に「Gemini in Workspace」が無い場合は、まだ自社の環境に届いていない可能性があります。国・言語の制限については発表文に記載がありません。