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温かさと期待感を感じさせる！新人向けマニュアル案内文の作成
20回視聴10か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5分
新入社員に向けて業務マニュアルを案内したいけれど、「どんな文章で送れば伝わる？」「少しでも不安を減らしたい…」という人事総務担当者に向けたレシピです。 ChatGPTを使えば、必要な情報をやさしいトーンでまとめたメール文がすぐに完成。伝えるべき内容はきちんと押さえながら、「ここで頑張ろう」と思ってもらえるような温かみのある案内が手軽につくれます。
材料(必要なもの)
ChatGPT無料版でOK
その他マニュアルの内容（構成メモ）
その他案内先のURL（Notion、Googleドライブ、ギガファイル便など）
手順
1
マニュアル案内メールのたたき台を作る
新入社員にマニュアルを案内したい旨をChatGPTに伝えて、ベースとなるメール文を生成します。 丁寧な案内文の骨組みが整い、伝えるべき内容が網羅されます。
プロンプト例
新入社員に入社後すぐに必要となる業務関連マニュアル資料を案内したいです。
形式はメール文でお願いします。
2
マニュアルの中身を具体的に伝える
マニュアルの内容を箇条書きで入力し、URLと一緒に案内する文章を加えてもらいます。 どんな資料があるのか一目でわかり、アクセス先も明確に伝わる案内文になります。
プロンプト例
マニュアル資料はNotionにまとめてあります。
URLを案内する文章を加えてください。
資料の内容は以下の通りです。
・PCおよびアカウントの設定マニュアル
・Slack/Google Workspace/Notionの使い方ガイド
・勤怠申請関連のルールと操作マニュアル
・その他案内など
3
安心感と期待を込めたトーンに調整する
不安なく業務を始められるような、やさしく前向きなトーンに書き直すよう依頼します。 「ここからスタートしよう」と思ってもらえる、心に残る案内文が完成します。
プロンプト例
新入社員が不安なく業務を始められるように、また、「ここで頑張ってみたい」と前向きな気持ちになれるように、あたたかく、期待を感じられるトーンでメール文を作成してください。
💡
テクニック
案内文にも会社の色があらわれることで、社員のやる気も引き出せます。
コツ・ポイント
・「誰に向けたものか」「どんな状況か」を明確に伝えることで、表現のトーンがフィットします
・メールの目的（安心を届けたい／効率よく情報提供したいなど）を添えると、文章の完成度が上がります
・一度生成した文章は、自社の雰囲気や言葉づかいに合わせて微調整すると、より自然に活用できます
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