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改善がしっかり伝わる!是正報告書向け文章の校正

15回視聴10か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5

特養や老健などで、「実地指導の是正報告、文章がラフすぎるかも…」「ちゃんと伝わる報告書になってるか不安」──そんなときに役立つレシピです。 ChatGPTを使えば、現場のメモをもとに、誠実かつ報告書にふさわしい文章に自動で整えてくれます。やりとりの中で抜けている情報も確認できるので、スムーズな仕上げが可能です。

材料(必要なもの)

ChatGPT無料版でOK
その他実地指導での指摘内容
その他対応内容のメモや記録

手順

1

指摘内容と対応メモをセットで用意する

まずは、行政からの指摘内容と、それに対してどのように対応したかを簡単にメモとして書き出します。 ChatGPTに渡すための"材料"が揃うことで、正確な文章化ができます。

2

ChatGPTに校正を依頼する

メモと指摘内容を送ったら、ChatGPTが"報告書としてふさわしい表現"に整えてくれます。 誤解のない表現で、誠実な対応が伝わる文章になります。

プロンプト例
特養の実地指導における指摘に対する是正報告書をつくっています。 以下の報告メモを報告書にふさわしい文章に書き直してください。 情報に不足があれば教えてください。 #指摘内容 介護記録の記入漏れとタイムラグが見られる。記録の正確性・即時性の確保が不十分。 #報告メモ 記録については、たまに忙しい時間帯などで後でまとめて書いてることがあり、細かい時間が正確じゃないこともありました。 職員ごとにやり方にバラつきがあったので、ちゃんと決めたルールが共有できてなかったのもあると思います。 今後は、記録はできるだけすぐ書くようにってことで統一するように話しました。 また、記録のマニュアルも見直して、わかりやすくしました。 それから、定期的に記録をチェックして、変なとこあれば声かけしていくようにしてます。
💡
テクニック

不足情報も聞いてみると、より充実した報告書につながります。

3

不足情報を確認し、追加入力する

ChatGPTから「○○の記載があるとよい」などと指摘されたら、それに対する情報を追加で伝えます。 現場の具体性が増し、報告の信頼性が高まります。

プロンプト例
5月14日よりマニュアル改定および職員への周知。 改定責任者は佐々木。 記録チェックの責任者は山田。 定期点検は週2回おこなう。 ※実際に指摘された不足情報に回答します。
4

完成文を最終確認して保存する

整った文章を確認し、必要に応じて自施設の様式にコピペ・修正して保存します。 そのまま報告書として提出できる形が完成します。

コツ・ポイント

・「指摘内容+対応メモ」をセットで伝えると、誠実でわかりやすい文章に仕上がります ・ChatGPTは不足情報の確認にも活用できるので、何が足りないかが自動で見える化できます ・提出先に合わせて"丁寧な表現"に整えてくれるのが最大の強みです
みねすけ

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