回答するだけで楽々作成!旅費交通費申請AIで自動化
「交通費の見積りや規定確認が面倒…」「申請書のフォーマットに毎回悩む…」 そんな旅費交通費の申請業務に時間を取られている方におすすめのレシピです。 ChatGPTのカスタムGPT機能を使えば、訪問先や出発地などの質問に答えるだけで、旅費規定に準拠した申請書を自動で作成できます。 社内規定とWeb検索を連動させて、経費の根拠まで明記された高精度なアウトプットが得られるため、申請側も承認側も手間が激減します。
材料(必要なもの)
手順
社内旅費規定のファイルを準備する
あらかじめ申請ルールが明記された旅費規定(WordやPDFなど)を用意します。 ChatGPTに正確な判断をさせるため、正式な社内文書をアップロードします。 <サンプルデータ> 「旅費規程.pdf」 https://drive.google.com/file/d/1x70vsfdoO5FzudPlNH7YzkJcERTsmEX0/view?usp=sharing
旅費規定のPDFには「宿泊費の上限」や「日当の計算ルール」が明記されている必要があります
GPT作成画面にアクセスする
ChatGPTにアクセスし、「GPTs」→「作成する」をクリックして新規作成を始めます。
「指示」に以下のプロンプトを入力する
質問フローや金額取得ルールなど、申請アシスタントとしての動作指示を詳細に記述します。 交通費のWeb検索やPDFルールの参照もこの時点で指定しておきます。
旅費規定PDFを「知識」としてアップロードする
①で準備したファイルをアップロードし、AIが社内規定を参照できるようにします。これにより、金額上限や日当条件の自動判定が可能になります。
機能として「Web検索」「コード実行」を有効にする
交通費の自動取得や計算処理を可能にするため、該当機能をオンにします。
GPTの名称・説明文・開始フレーズを設定する
誰が見ても使いやすいように、名前・機能説明・呼びかけ文をわかりやすく設定します。 <記入例> 名前 旅費交通費申請アシスタント 説明 質問に回答するだけで旅費交通費申請書を作成します。 会話のきっかけ 申請書を作成する
社内メンバーが迷わず使えるよう、名前と説明文はシンプルで実用的にしましょう
共有設定をして保存する
作成したカスタムGPTを社内用に共有設定します。必要に応じて社内ポータルにリンクを掲載するのもおすすめです。
実際に使ってみる
出張先や宿泊数を入力すると、規定に基づいた申請書が作成できます。
コツ・ポイント

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