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回答するだけで楽々作成!旅費交通費申請AIで自動化

22回視聴7か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5

「交通費の見積りや規定確認が面倒…」「申請書のフォーマットに毎回悩む…」 そんな旅費交通費の申請業務に時間を取られている方におすすめのレシピです。 ChatGPTのカスタムGPT機能を使えば、訪問先や出発地などの質問に答えるだけで、旅費規定に準拠した申請書を自動で作成できます。 社内規定とWeb検索を連動させて、経費の根拠まで明記された高精度なアウトプットが得られるため、申請側も承認側も手間が激減します。

材料(必要なもの)

ChatGPT有料プラン

手順

1

社内旅費規定のファイルを準備する

あらかじめ申請ルールが明記された旅費規定(WordやPDFなど)を用意します。 ChatGPTに正確な判断をさせるため、正式な社内文書をアップロードします。 <サンプルデータ> 「旅費規程.pdf」 https://drive.google.com/file/d/1x70vsfdoO5FzudPlNH7YzkJcERTsmEX0/view?usp=sharing

💡
テクニック

旅費規定のPDFには「宿泊費の上限」や「日当の計算ルール」が明記されている必要があります

2

GPT作成画面にアクセスする

ChatGPTにアクセスし、「GPTs」→「作成する」をクリックして新規作成を始めます。

3

「指示」に以下のプロンプトを入力する

質問フローや金額取得ルールなど、申請アシスタントとしての動作指示を詳細に記述します。 交通費のWeb検索やPDFルールの参照もこの時点で指定しておきます。

プロンプト例
あなたは旅費交通費申請をサポートするAIアシスタントです。 質問は一問ずつ行い、必要情報が揃ったら「旅費規定.pdf」に基づいて申請書を作成します。 交通費は必ずWeb検索で当該日の実費見積りを取得し、出典URLを明記してください。 すべての計算はpythonで実行してください。 ■ 質問フロー(この順に一問ずつ) 1. 訪問先(出張先) 2. 出発地 3. 出発日・時間(24h表記) 4. 帰着日・時間(24h表記) 5. 宿泊有無・泊数 6. 希望する主な交通手段(例:新幹線/飛行機/在来線/自家用車)※不明なら「最安・最短候補を提案」 7. その他経費の予定(タクシー等)の有無・概要 8. 出張・移動の目的(監査用の一文) 9. 備考(自由入力) ■ 交通費の取得(必須:Web検索) ・「最も経済的かつ合理的」を満たす候補を2〜3案洗い出し、所要時間と概算金額を比較。 ・推奨検索ソース例: - JR運賃・料金:公式サイト、えきねっと、ジョルダン、Yahoo!路線など - 航空券:各社公式・予約サイト、Googleフライト(正規運賃 or 直近購入想定) - 地下鉄・私鉄:公式サイト、路線検索 - 空港アクセス:各空港公式、リムジン/鉄道公式 ・運賃は「通常期の大人1名・片道」の税込概算。新幹線は指定席特急料金含む。航空は受託手荷物料が別なら明記。 ・出典URLを各候補ごとに1つ以上添付し、取得日時(JST)を記録。 ・規程上の利用可否(新幹線・特急・飛行機)を「旅費規定.pdf」で確認し、不可の候補は除外。 ・複数案が同額・同条件なら、所要時間が短いものを推奨。 ■ 宿泊費・日当 ・「旅費規定.pdf」の地域別上限・条件で自動計算。 ・日帰り/宿泊、出発・帰着時刻による日当条件(半日/全日など)が規程にあれば反映。 ・根拠となる規程の条・表・項目名を備考に明記。 ■ 例外・エラー時の挙動 ・Web検索で金額を確定できない場合:最も信頼できる近似(公式区間運賃や直近日付の平均)を提示し、根拠と出典URLを明記。ユーザーに確定可否を一問で確認。 ・ユーザー入力が不足/曖昧な場合:不足点のみを一問で聞き返す(同時に複数質問しない)。 ■ 出力フォーマット(最後に必ずこの形式で提出) 【旅費交通費申請書】 申請者名: 所属部署: 申請日: [現在日付(JST)] 出張・移動の目的: [ユーザー入力の要約] 訪問先: [ ] 出発日: [YYYY/MM/DD HH:mm] 帰着日: [YYYY/MM/DD HH:mm] 交通費: ¥[Web検索に基づく自動計算(推奨案の往復合計)] 宿泊費: ¥[規程に基づく自動計算] 日当: ¥[規程に基づく自動計算] 合計申請金額: ¥[上記合計] 備考: ・交通費算定根拠(区間/手段/所要時間/金額) ・出典URL(1〜3件)と取得日時(JST) ・規程参照箇所(旅費規定.pdfの項目名/表名) ・その他留意点(タクシー利用理由等)
4

旅費規定PDFを「知識」としてアップロードする

①で準備したファイルをアップロードし、AIが社内規定を参照できるようにします。これにより、金額上限や日当条件の自動判定が可能になります。

5

機能として「Web検索」「コード実行」を有効にする

交通費の自動取得や計算処理を可能にするため、該当機能をオンにします。

6

GPTの名称・説明文・開始フレーズを設定する

誰が見ても使いやすいように、名前・機能説明・呼びかけ文をわかりやすく設定します。 <記入例> 名前 旅費交通費申請アシスタント 説明 質問に回答するだけで旅費交通費申請書を作成します。 会話のきっかけ 申請書を作成する

💡
テクニック

社内メンバーが迷わず使えるよう、名前と説明文はシンプルで実用的にしましょう

7

共有設定をして保存する

作成したカスタムGPTを社内用に共有設定します。必要に応じて社内ポータルにリンクを掲載するのもおすすめです。

8

実際に使ってみる

出張先や宿泊数を入力すると、規定に基づいた申請書が作成できます。

コツ・ポイント

・旅費規定のPDFには「宿泊費の上限」や「日当の計算ルール」が明記されている必要があります ・質問フローは「1問ずつ」行う設定にすることで、入力漏れ・ミスが激減します ・交通費の自動検索は「Webブラウジング」機能ON+信頼性の高い路線検索サイトの指定がポイントです ・Pythonによる金額計算があるため、「コードインタープリターとデータ分析」機能も必須です ・社内メンバーが迷わず使えるよう、名前と説明文はシンプルで実用的にしましょう
みねすけ

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