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気まずさを残さない！社宅断りフォローメール
23回視聴12か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 10分
期間従業員の方に社宅入居をお断りした後、伝えきれなかった申し訳なさや事情への配慮を、改めて丁寧に伝えたいときに使えるレシピです。 新入社員の優先入居など、やむを得ない事情があっても、誤解や不快感を残さず、誠意ある対応をしたい──そんな場面で、ChatGPTを使えば、心のこもった言葉選びと代替案の提示を短時間で整えることができます。
材料(必要なもの)
ChatGPT無料版でOK
手順
1
ChatGPTにログインする
ChatGPTにログインしましょう。メール文の作成は、無料プランで十分に対応できます。
2
フォローメールを作成する
お断りの背景を丁寧に伝えるメール文の作成を依頼します。
プロンプト例
期間従業員の方に社宅入居をお断りしました。
新入社員の入居人数に対して部屋数が足りなかったためで、直接お伝えしましたが、丁寧なフォローメールを送りたいです。
💡
テクニック
相手にどんな事情で断らざるを得なかったかを伝えたうえで、やわらかいフォロー文をお願いしましょう。
3
補足点や代替案も追加する
ただ断るだけでなく、"これからの提案"も加えると印象が変わります。
プロンプト例
代替となる物件を探していることや、ご本人の状況を引き続き気にかけていることも伝えたいです。
💡
テクニック
お断りだけでなく、「次に向けての一歩」も提示できる文章に。具体的な対応や代替策を入れると、信頼感と安心感が生まれます。
コツ・ポイント
・「対面では伝えたが、気になっているのでメールも送りたい」と伝えると、補完的なトーンに仕上げてくれます。
・物件情報など具体的な代替案を含めることで、"ただ断る"ではなく"寄り添って考えている"印象を与えられます。
・文面のトーンを「柔らかく」「感情を込めて」など指定すると、状況や相手に合った言葉で作ってくれます。
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