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抜け漏れなく伝わる！申し送り書き方の標準化

9回視聴11か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 3分

「申し送りの書き方がバラバラでわかりづらい」「書いたはずなのに伝わっていない...」「毎回記録ファイルに手入力するのが大変」──そんなときに活用できるレシピです。 ChatGPTを使えば、写真をアップロードするだけで、誰が見てもわかりやすい統一フォーマットの申し送りメモが完成します。スプレッドシート用の表形式にもすぐ変換できるので、記録の共有・蓄積もぐっとラクになります。

材料(必要なもの)

ChatGPT無料プランでOK

その他申し送りメモの写真（スマホ等で撮影）

手順

申し送りメモの写真をアップロードする

撮影した手書きのメモ画像をChatGPTにアップロードします。メモを手入力せずに始められます。

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テクニック

「記録日」など画像にない情報は、指示時に補足しておくと完成度が上がります

フォーマットに従ってメモを整形してもらう

ChatGPTに、以下のフォーマットで出力するよう指示します。どのスタッフが読んでも理解しやすい、丁寧な文体で整ったメモが完成します。

プロンプト例

介護福祉施設で後続の担当に引継ぎメモを残します。この写真に写っているメモの内容をもとに、フォーマットに従った引継ぎメモに整えてください。以下のフォーマットで出力してください：【ご利用者名】【状態】【対応内容】【注意点・申し送り事項】【記入者】 ※略語や崩れた字があれば、文脈から自然な形に読み取ってください。 ※口調はですます調で、どのスタッフが読んでもわかりやすく、現場で共有しやすいように丁寧にしてください。

スプレッドシートに転記しやすい形式で再出力してもらう

整形されたメモを、表形式で再出力するよう指示します。スプレッドシートにそのまま貼り付けて使える形になります。

プロンプト例

このメモをもとに、以下のスプレッドシート用の項目に従って、表形式で出力してください。【項目】ご利用者名 / 記録日 / 状態 / 対応内容 / 注意点・申し送り事項 / 記入者スプレッドシートにそのまま貼れるように、表形式（タブ区切り or Markdown形式）でお願いします。

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テクニック

スプレッドシートに記録すると、ChatGPTで作ったメモを貼り付けるだけで共有がしやすくなります。

コツ・ポイント

・「メモの目的（引継ぎ用）」「口調（丁寧に）」などの条件を伝えることで、現場に適した出力が得られます・出力形式を指定すれば、そのまま業務ツール（スプレッドシート等）に活用できます・繰り返し使うなら、プロンプトをテンプレ化しておくのがおすすめです

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