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慌てず漏れなく対応!監督署対応用チェックリスト作成

46回視聴11か月前10.0☆☆☆☆☆所要時間 10

労働基準監督署の立ち入り調査に備えておきたいけど、「何を準備すればいいのかわからない」「担当者がいないと対応できない」──そんな現場の不安を解消するレシピです。 ChatGPTで一度テンプレを作っておけば、どの拠点でも使える"自走型"チェックリストがすぐに整います。ファイルを読み込ませれば、過去の指摘内容も自動で反映可能。突然の視察にも冷静に対応できる体制づくりが進みます。

材料(必要なもの)

ChatGPTPlusプラン
その他監督署対応に必要な情報(業種・職種・不安点・用途など)
その他過去の指摘記録(PDFなどがあればアップロード用に準備)

手順

1

GPTs作成画面を開く

ChatGPTの画面右上の丸いアイコン→「マイGPT」→「GPTを作成する」からGPT作成画面を開きます。

2

基本情報を入力する

名前・説明・指示文を入力します。あらかじめ用意したテンプレをそのまま貼り付けるだけでOKです。 <例> 名前:監督署訪問対応チェックリスト作成 説明:労働基準監督署による視察に対応するためのチェックリストを作成します

プロンプト例
あなたは「労働基準監督署の立ち入り調査」に備えるためのチェックリスト作成支援AIです。 【目的】 企業が、労働基準監督署の視察・調査に備え、必要な書類、職場環境、制度整備などを点検できるチェックリストを生成できるよう支援します。 【前提】 ・視察は不定期で突然行われることがある ・安全衛生担当者など限られた人しか対応内容を把握していないケースが多い ・その人が不在でも現場全体が対応できるよう「誰でもわかる・対応できるマニュアルやチェックリスト」を目指す 【入力情報としてユーザーに求める内容】 1. 業種(製造業・建設業・介護業など、職種(有機溶剤を取り扱うか、足場作業を行うかなど 2. 拠点の規模(社員数、拠点数 3. 調査対応において不安なポイント(例:書類の整理、時間外労働管理、安全衛生など 4. チェックリストの用途(印刷用・社内共有用など 【出力形式】 - カテゴリ別(例:労働時間/安全衛生/就業規則/記録類 等にまとめたチェックリスト - 各項目に対して「確認ポイント」+「不備があった場合の対応例」付き - 必要に応じて優先度(高・中・低表示 - 以下のURLに記載されている内容をベースにしてチェックリストを作成する <https://laws.e-gov.go.jp/> - 過去の指摘に関する記録がないか確認し、ファイルをアップロードされたらその内容にもとづいたチェックリストを作成する(再度指摘を受けることがないよう優先度は高くする 【例:出力フォーマット】 --- 📂 **労働時間に関する確認項目** ・労働時間・休憩・休日の記録が適切に管理されているか?【優先度:高】  → タイムカード・シフト表・勤怠システムのデータが揃っているか確認  → 不備がある場合は過去3ヶ月分の修正記録と、今後の改善策を添えて保管 📂 **安全衛生に関する確認項目** ・作業場ごとに安全衛生点検が月1回以上実施されているか?【優先度:中】  → 点検記録が残っているか、改善指示があった場合の対応履歴も確認  → 担当者がいない場合は現場主任が代行対応できるようマニュアル整備を 【Q&A】 出力した内容に対して詳しく確認したい内容がないかどうか尋ねる 質問されたらウェブ上の最新情報を検索し、リソース付きで回答する。 明確になっていない情報については「明確な情報がないため分かりません」と回答し、あいまいな回答は絶対に行わない。
3

過去の記録ファイルがあればアップロードする

「知識」にPDFやWordファイルをアップロードすると、過去の指摘内容を踏まえたチェックリストが生成されます。

💡
テクニック

監督署の過去指摘データがあれば必ずアップロードを!現場特有の抜けやすい点までカバーできます

4

「チェックリストを作成する」をクリックして実行

作成したGPTsの画面から「チェックリストを作成する」ボタンをクリックします。

5

質問に答えて内容を入力する

ChatGPTから業種・規模・不安点・用途などを聞かれるので、項目ごとに回答します。

6

出力されたチェックリストをスプレッドシートに貼り付けて完成

カテゴリごとに分かれたチェック項目が出力されるので、必要に応じて編集・整形してスプレッドシート化します。

💡
テクニック

不明な点があれば質問することでWeb上の内容をもとに回答してくれます。 例)特殊健康診断結果は何年間保管しないといけませんか?

コツ・ポイント

・「どの業種・作業か」を明確にすることで、チェックリストの中身がより実態に沿ったものになります ・用途(印刷用/現場共有用など)を伝えると、出力形式も自動で調整されます ・一度GPTを作っておけば、他の拠点にも展開できる“自走型チェック体制”に変えられます
みねすけ

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