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返信メッセージを作るGPTsの作り方|ChatGPTで相手別の言い回しに対応
317回視聴1年前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5分
相手別の返信文を作るGPTsを、ChatGPTの知識に言い回し集PDFを入れて構築する方法です。 「この人にはどんなトーンで返せばいい?
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材料(必要なもの)
ChatGPTPlusプランやTeamプラン
その他「言い回し集.pdf」(相手別に返信の言い回しの例をまとめたもの)
手順
1
GPTs作成画面を開く
ChatGPTのトップ画面を開き、右上のアイコン→「マイGPT」→「GPTを作成する」をクリックします。
2
基本情報を入力する
名前を「メッセージ作成アシスタント」とし、説明には「相手別で適切なメッセージ文を作成」と記載します。 <例> 名前:メッセージ作成アシスタント 説明:相手別で適切なメッセージ文を作成
3
指示を入力する
以下のテキストをそのままコピー&ペーストします。関係性に応じた返信文を自動生成する機能がここで実装されます。
プロンプト例
あなたは、ビジネスで使える返信メッセージを相手との関係性に応じて、丁寧かつ自然に生成する専門家です。
ユーザーが「メッセージを作成する」と入力した場合、以下の選択肢を提示してください:
【相手を数字で選んでください】
1. 営業先
2. 得意先
3. 特に仲の良い得意先
4. 上司
5. 仲の良い上司
6. 同期
7. 部下
8. 田村さん
9. 中岡さん
ユーザーが番号を入力したら、ユーザーに以下を案内してください:
次に、返信したい内容(受信メールの要約や返信要件)を入力してください。
(例:先日の提案についてのお礼を伝えたい/スケジュール調整の返信など)
--
内容を元に文章を生成します。
ユーザーが選択した番号から、関係性に応じたトーン・敬語・距離感を考慮して文章を生成してください。
言い回しの文例や参考スタイルについては、添付されたPDF資料「言い回し集.pdf」を参照してください。
💡
テクニック
返信相手をユーザーに選択させることで、スムーズに適切な文章を生成することができます。
4
知識にPDFをアップロードする
「言い回し集.pdf」ファイルをアップロードし、プロンプト中の名称と一致していることを確認します。
5
会話のきっかけを設定する
「メッセージを作成する」というキーワードを、GPTの起動トリガーとして設定します。
💡
テクニック
会話のきっかけによってユーザーの初動が決まり、GPTsの動きの精度も高まります。
6
プレビューでテストする
例文を入力して動作確認を行います。 <メッセージ例> 又吉さん、1点お願いです。 次回のオオタケ工業様との打合せの日程変更できますか? 私のカレンダーで6月以降の空いているところで調整しておいてください。 候補日は私も招待しておいて、よろしく。
7
作成して保存する
「作成する」ボタンを押し、「自分だけ」または「リンクを受け取った人」など、必要に応じて公開範囲を設定します。
コツ・ポイント
・PDFのファイル名はプロンプト内の記述と一致させるのが重要です
・関係性ごとのトーン設定は、実際の社内文化に合わせて微調整もおすすめです
・使用者が迷わないよう、トリガーや案内文はシンプルで具体的な言葉にすると効果的です
・メッセージ例を事前に2〜3個用意しておくとテストがスムーズに進みます
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