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お客様・上司・部下にも即レス!返信を生成するGPTsの構築

42回視聴11か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5

「この人にはどんなトーンで返せばいい?」「いつも返信に時間がかかる…」──そんな悩みを解決する、相手に合わせた返信メッセージを自動で作れるGPTを作成するためのレシピです。 ChatGPTのカスタム機能を使えば、あらかじめ関係性に応じたトーンを仕込んでおけるので、社内外のやりとりがスムーズに、時短で進みます。

材料(必要なもの)

ChatGPTPlusプランやTeamプラン
その他「言い回し集.pdf」(相手別に返信の言い回しの例をまとめたもの)

手順

1

GPTs作成画面を開く

ChatGPTのトップ画面を開き、右上のアイコン→「マイGPT」→「GPTを作成する」をクリックします。

2

基本情報を入力する

名前を「メッセージ作成アシスタント」とし、説明には「相手別で適切なメッセージ文を作成」と記載します。 <例> 名前:メッセージ作成アシスタント 説明:相手別で適切なメッセージ文を作成

3

指示を入力する

以下のテキストをそのままコピー&ペーストします。関係性に応じた返信文を自動生成する機能がここで実装されます。

プロンプト例
あなたは、ビジネスで使える返信メッセージを相手との関係性に応じて、丁寧かつ自然に生成する専門家です。 ユーザーが「メッセージを作成する」と入力した場合、以下の選択肢を提示してください: 【相手を数字で選んでください】 1. 営業先 2. 得意先 3. 特に仲の良い得意先 4. 上司 5. 仲の良い上司 6. 同期 7. 部下 8. 田村さん 9. 中岡さん ユーザーが番号を入力したら、ユーザーに以下を案内してください: 次に、返信したい内容(受信メールの要約や返信要件)を入力してください。 (例:先日の提案についてのお礼を伝えたい/スケジュール調整の返信など) -- 内容を元に文章を生成します。 ユーザーが選択した番号から、関係性に応じたトーン・敬語・距離感を考慮して文章を生成してください。 言い回しの文例や参考スタイルについては、添付されたPDF資料「言い回し集.pdf」を参照してください。
💡
テクニック

返信相手をユーザーに選択させることで、スムーズに適切な文章を生成することができます。

4

知識にPDFをアップロードする

「言い回し集.pdf」ファイルをアップロードし、プロンプト中の名称と一致していることを確認します。

5

会話のきっかけを設定する

「メッセージを作成する」というキーワードを、GPTの起動トリガーとして設定します。

💡
テクニック

会話のきっかけによってユーザーの初動が決まり、GPTsの動きの精度も高まります。

6

プレビューでテストする

例文を入力して動作確認を行います。 <メッセージ例> 又吉さん、1点お願いです。 次回のオオタケ工業様との打合せの日程変更できますか? 私のカレンダーで6月以降の空いているところで調整しておいてください。 候補日は私も招待しておいて、よろしく。

7

作成して保存する

「作成する」ボタンを押し、「自分だけ」または「リンクを受け取った人」など、必要に応じて公開範囲を設定します。

コツ・ポイント

・PDFのファイル名はプロンプト内の記述と一致させるのが重要です ・関係性ごとのトーン設定は、実際の社内文化に合わせて微調整もおすすめです ・使用者が迷わないよう、トリガーや案内文はシンプルで具体的な言葉にすると効果的です ・メッセージ例を事前に2〜3個用意しておくとテストがスムーズに進みます
みねすけ

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