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再発防止の行動を促す！ファイル誤送信の周知文の生成
15回視聴10か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5分
社内でファイルの送信ミスなどが起きた際、「このまま注意喚起するだけでは伝わらない」「責任追及にならないように伝えたい」と悩むことはありませんか？ このレシピでは、ミスの事実を共有しつつ、社員全体が具体的な行動を意識できるような再発防止文を、ChatGPTを使って効率的に作成する方法をご紹介します。
材料(必要なもの)
ChatGPT無料版でOK
その他今回発生したミスに関する基本情報
手順
1
ファイル送信ミスの再発防止を呼びかける文章を作成する
発生したミスについて、社員向けの注意喚起文を作成します。 社内全体に「再発防止への意識づけ」が行えます。
プロンプト例
社内で発生した【(選択)ミス／トラブル／不具合／ヒューマンエラー】について、社員に共有し、再発防止を呼びかけたいです。
2
ミスの詳細を整理して伝える
整理した情報をもとに、「社員が理解しやすい表現」で共有文を作成してもらいます。 感情的にならずに、事実と再発防止が伝わる文面になります。
プロンプト例
今回発生した【(選択)ミス／事案】の詳細は、以下の情報をもとにしてください。
・内容（どんなことが起きたか）： 【ここに記入】
・原因（なぜ起きたか）：【ここに記入】
・対応（どう対処したか）：【ここに記入】
・影響（社内外への影響）：【ここに記入】
・再発防止策（今後どう防ぐか）：【ここに記入】
💡
テクニック
発生したミスの詳細は整理しておくと誤解なく伝わります。
3
再発防止の呼びかけを具体化する
生成された文を見直し、「社員が何をすべきか」が明確に書かれているか確認します。 「気をつけよう」で終わらず、行動ベースの改善策が伝わります。
プロンプト例
すべての社員が理解しやすい文面になっていますか？
特に再発防止の呼びかけが「具体的な行動として伝わるか」を確認し、必要に応じて修正してください。
コツ・ポイント
・「事実を共有し、責任ではなく改善を目的とする」姿勢を明示すると、受け入れられやすくなります
・再発防止策は「やるべき行動」まで落とし込んで書くと実行されやすくなります
・トーンは「注意喚起＋協力依頼」がベスト。命令口調や責任追及は避けましょう
・媒体（メール／社内ポータル／掲示など）を指定すると文体がさらにフィットします
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