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速く正確に伝わる！発注番号ミスの報告作成
2回視聴11か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 1分
発注書に記載された番号ミスなどが発覚し、上司へ報告書を提出しなければならないときに使えるレシピです。 「どうまとめれば伝わるか分からない」「内容は整理できたけど、文にするのが苦手」そんなときに、事実確認が済んでいる情報をもとに、客観的で簡潔な報告書をすぐに整えることができます。 特に、特に、「事実確認は終わっていて、あとは文章に落とし込むだけ」という段階で役立ちます。
材料(必要なもの)
ChatGPT無料版でOK
その他発注ミスに関する事実メモ（時系列・関係者・誤りの内容）
手順
1
ChatGPTにログインし、「一時チャット」に切り替える
ChatGPTにアクセスし、履歴を保存しない「一時チャット」モードで新規チャットを開始します。 報告内容の機密性を保ちながら作業できます。
2
報告すべき要点を時系列で整理する
発注ミスの経緯を「いつ・誰が・何を・どうしたか」でまとめたうえで、ChatGPTに報告書のベースを構成させます。
プロンプト例
上司に提出するための簡潔で読みやすい報告書を作ってください。
客先から届いた発注書に記載されていた発注番号が誤っていた件についてです。
この内容をもとに、事実ベースで客観的な報告書を作成してください。
（↓以下に事実メモを貼り付け）
・客先：友田工業株式会社
・発注日：2025年4月2日に発注
・当社受注番号：WE-20250402-01
・客先発注番号（誤）：PO-230041
・正しい発注番号：PO-230014
・誤り発見日時：2025年4月3日午前
・同日中に友田工業の辰野様に確認連絡済み
・2025年4月4日に訂正された発注書が再送されてきた
・原因：先方の社内システム上での手入力ミス
3
上司報告向けに読みやすく仕上げる
報告書の内容を、上司がすぐに理解できるように整えます。 見出し、段落、箇条書きの使い方などを調整し、視認性を高めましょう。
プロンプト例
忙しい上司にもすぐ伝わるように、段落分け・見出し・箇条書きなどを使って、読みやすい構成に整えてください。
コツ・ポイント
・報告内容は「何が・いつ・誰によって・どうなったか」に絞ると、ChatGPTの処理がスムーズです。
・事実ベースの冷静な文調が、信頼感のある報告書づくりの基本です。
・ChatGPTに「上司の性格」や「文面のトーン」を伝えると、口調の調整も可能です。
・ミス報告こそ"冷静・簡潔・誠実"な文章が信頼を生む鍵になります。
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