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当事者への配慮もバッチリ!利用者さんのヒヤリハット報告

133回視聴11か月前30.0☆☆☆☆☆所要時間 5

現場から上がるヒヤリハットメモ──でも、いざ報告書にまとめようとすると「文が感情的に見えないか心配」「読み手に誤解されそう」と悩むことはありませんか? このレシピでは、ChatGPTにメモを入力するだけで、「発生状況→対応内容→今後の対策」の流れで、落ち着いた報告文が整います。再構成・トーン調整にも対応できるので、報告書作成の時短と精度向上に役立ちます。

材料(必要なもの)

ChatGPT無料版でも可
その他ヒヤリハット報告メモ(箇条書きでOK)

手順

1

ヒヤリハットのメモをそのまま入力する

報告メモをそのままChatGPTに入力して、報告書形式の文章に整えてもらいます。 読み手に伝わりやすい「事実に基づいた落ち着いた文章」が自動生成されます。

プロンプト例
以下のヒヤリハット報告メモをもとに、報告書向けの文章に整えてください。事実を正確にまとめつつ、落ち着いた印象になるようにお願いします。 【ヒヤリハットメモ】 ・日時:4月25日(金)10:20頃 ・場所:作業場 ・内容:利用者AさんがBさんの作業物を無断で触った ・Bさんの反応:大声で怒り、軽く手で払う動作 ・対応:スタッフがすぐ介入、落ち着くまで約5分 ・被害:けが・物損なし ・経過:Aさんは作業を放棄し口をきかなくなった/Bさんは作業に戻った ・対応策:作業台の間隔を広げ、作業物の取り扱いを指導。両名の様子を注意深く観察予定
💡
テクニック

「誰に読ませるか(上司/外部機関)」を明確に伝えると、トーンの調整がより的確になります

2

内容の整理と読みやすさを確認する

ChatGPTに報告文の読みやすさや事実の整合性をチェックしてもらいます。 時系列のズレや不自然な表現があれば修正され、誤解されにくい報告になります。

プロンプト例
この報告文は、事実を正しく伝えられていますか? 読み手が誤解しそうな点や、わかりづらい表現があれば教えてください。必要に応じて再構成・修正もお願いします。
3

トーンを調整して、冷静で中立的な印象に整える

報告文の印象を「中立的で落ち着いた表現」になるよう調整してもらいます。 感情的・一方的に見える表現を避け、報告先に配慮した文面に仕上がります。

プロンプト例
もう少し中立的で落ち着いた印象になるように文章を調整してください。Bさん側にも配慮した表現にしてもらえると助かります。

コツ・ポイント

・文章にする前のメモは箇条書きでOK。ChatGPTが自然な流れに整えてくれます ・「被害の有無」「経過」「再発防止策」など、報告書に必要な情報が抜けていないかも確認すると安心です ・トーン調整は、定型文の代わりに"現場の状況を丁寧に伝える"手段として有効です
みねすけ

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