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棚卸データの催促メールを作る|ChatGPTで関係性に配慮した丁寧な文章に

299回視聴1年前00.0☆☆☆☆☆所要時間 1分

棚卸データの催促メールを、ChatGPTに状況と相手との関係性を伝えて作る方法です。 経理担当者が、他部署からのデータ提出を待っているときに使えるレシピです。

材料(必要なもの)

ChatGPT無料版でOK

手順

1

ChatGPTにログインする

ChatGPTにアクセスし、ログインして準備します。

2

状況と目的を伝える

催促したいことなど、状況と目的を説明します。

プロンプト例
棚卸データがまだ届いてない部署にやんわりリマインドしたいです。 月次の締め作業に関係するため、できればいつまでに欲しいかも伝えたい。
💡
テクニック

「何が・いつまでに・どう伝えたいか」の3点を入れるとスムーズです。

3

関係性や伝え方のトーンを指定する

相手との関係性や雰囲気を補足して、より実用的な文章に修正します。

プロンプト例
相手部署とはあまり関係が深くないため、丁寧なトーンでお願いするメール文を作成したいです。
💡
テクニック

「あまり関係が深くない」「立場が上」などの情報で、トーンを調整できます。

コツ・ポイント

・プロンプトには「誰に」「どのくらい急ぎで」「どんな雰囲気で伝えたいか」を添えると、文章の精度がぐっと上がります。 ・「あまり関係がないので丁寧に」「以前もリマインドしたがまだ」など、文脈を入れるとより実用的に。 ・作成された文は、最後に自分で目を通し、自社の言い回しや文化に合うように微調整すると安心です。

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