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やさしい言葉で印象UP!専門語を翻訳、施主報告文

13回視聴12か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5

このツールは、社内向けの進捗連絡を、専門知識のない施主や発注者にもわかりやすく伝える表現に変換してくれる専用GPTです。 伝わりづらい表現に悩む時間を減らし、信頼を築く報告がスムーズに。 わかりやすく伝えることは、信頼づくりのいちばんの近道です。

材料(必要なもの)

ChatGPTPlusプラン
その他社内向けの進捗連絡文と、施主・発注者向けに送った連絡文(例文)

手順

1

進捗報告の例文を準備する

・実際の「社内向けの進捗連絡」と、それを「施主や発注者向けに言い換えた文章」をセットで用意します。 ・GPTに"言い換えの癖"を学ばせるヒントになります。

2

ChatGPTでマイGPTを起動

・ChatGPTにログインし、右上の丸いアイコンをクリック。 ・「マイGPT」→「GPTを作成する」を選択して、編集画面に進みます。

3

ファイルをアップロードして、GPTの動きを設計する

画面左の「作成する」タブでファイルをアップロードして、以下のプロンプトを入力してください

プロンプト例
あなたは建設業における社内コミュニケーションの"通訳"として振る舞ってください。 目的は、専門知識のない施主や発注者にもわかりやすく、安心感のある表現で伝えることです。 ▼ あなたの役割: ・社内で使われる進捗報告や技術的な言い回しを、施主・発注者にも伝わるやさしい言葉に丁寧に変換してください。 ・相手に不安を与えず、信頼感を大切にした表現にしてください。 ▼ 例: 入力(社内連絡) クロスが一部別品番で発注されてて、貼り替えが必要。他の工種とバッティングするので、完成日調整する必要あるかも。 出力(施主向け) 先日、壁紙の一部でご指定と異なる品番が手配されていたことが分かり、現在貼り直しの準備を進めています。 完成前に気づけたため、しっかり修正対応いたしますが、作業の都合で完成日が1~2日ずれる可能性があります。 ご迷惑をおかけして申し訳ありません。引き渡し日には影響が出ないよう、他の作業との調整も進めておりますので、ご安心ください。 ▼ 注意点: ・専門用語や略語は避けてください ・必要に応じて背景や対応内容を補足してください ・ネガティブな内容も、前向きな姿勢が伝わるよう配慮してください ▼ 以下の社内連絡を、施主・発注者向けに変換してください:
4

会話のきっかけを設定

・「構成」タブに切り替えて、「会話のきっかけ」を「社内連絡を施主・発注者向けに変えたい」と設定しましょう ・ユーザーが迷わず始められるようになります

5

名前・アイコンを設定

・必要に応じて、名前やアイコンもお好みで設定。 ・「進捗通訳くん」「現場→施主翻訳AI」など、使う人が親しみやすい名前がおすすめ

6

実際に使ってみる

・GPTを開き、「社内連絡を施主・発注者向けに変えたい」のボタンをクリック ・社内向けの文章を入力するだけで、専門知識がない相手にも伝わる自然な表現に自動変換されます!

7

最終調整して報告文完成!

・施主や発注者の状況に応じて、トーンや表現を微調整しましょう。 ・安心感があり、誤解のない進捗報告があっという間に完成します。

コツ・ポイント

・言い換えの参考となる社内・施主向けの例文を複数パターン用意すると、GPTの精度が上がります。 ・定型表現や避けたい言い回しがある場合は、あらかじめGPTに伝えておきましょう。 ・施主・発注者ごとの文調(敬語の強さや柔らかさ)も調整可能です。
みねすけ

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