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悩まず5分で仕上がる！納品遅れの連絡メール作成
1回視聴11か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 5分
納品遅延やトラブル発生時、社内エンジニアのメモは情報が詳細すぎて、お客様にそのまま伝えるのはNGな場合があります。 このレシピでは、言いすぎや説明不足を防ぎながら、誠実で配慮のあるメール文をスムーズに作成する手順をご紹介します。 ChatGPTを活用することで、メッセージの要点整理から文面作成までを数分で完了できます。
材料(必要なもの)
ChatGPT無料版でOK
その他エンジエンジニアなどから共有された社内メモ（原文）
手順
1
社内メモから伝えるべき情報を仕分ける
社内メモをそのまま使わず、お客様に伝えるべき要点と伝えなくていい内部情報を整理します。 こうすることで、余計な不安や混乱を防ぎながら、必要な情報だけを的確に伝える土台ができます。
プロンプト例
以下の社内メモをもとに、お客様に伝えるべきことと、伝えなくていいことを整理してください。
・伝えるべきこと（お客様が知るべき状況や影響）
・伝えなくていいこと（内部事情や不要に不安を与える情報）
【社内メモ】
（ここに原文をコピペ）
2
整理された情報をもとに、お客様向けメール文を作成する
前のステップで整理された「伝えるべきこと」をもとに、自然で誠実な文面を生成します。 この工程で、感情的にならず落ち着いた印象の連絡文が手早く完成します。
プロンプト例
先ほど整理された『伝えるべきこと』に基づいて、納品先のお客様に送る日程変更メールを作成してください。
誠実な印象を与え、丁寧で自然な表現になるようお願いします。
3
お客様視点で、安心・納得できる形に調整する
文面を読みやすく、やさしく言い換えたり、配慮の言葉を追加して、お客様の安心感を高めます。 この一手間で、"言い訳"ではなく"責任感ある対応"として信頼を得られる連絡になります。
プロンプト例
このメールを、お客様が安心して納得できるように整えてください。
・技術的な説明はできるだけかみ砕いてわかりやすく
・影響やご迷惑への配慮や気遣いが伝わる表現を加えてください
💡
テクニック
メール文はそのままではなく、自社の文体や関係性に合わせて少し調整するとより自然になります
コツ・ポイント
・「誰向けに（社外のお客様／取引先）」＋「何の件で（納品遅延／不具合など）」を明確にすると精度が上がります
・「不安を与えたくない」「責任を持って説明したい」といった"伝えたい姿勢"をChatGPTに伝えるのがコツです
・特にトラブル系の連絡では、「先手で伝える」「安心感を添える」ことで信頼が積み上がります
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