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焦らず対応したいときに！誠意が伝わるクレーム返信文

43回視聴12か月前00.0☆☆☆☆☆所要時間 2分

カスタマーサポート・営業・総務など、クレーム対応に関わるすべてのビジネスパーソンにおすすめのレシピです。「すぐに返信しなきゃ…でも、感情的なメールにどう返せばいいか分からない」そんな時こそChatGPTの出番です。まずは"丁寧・冷静・誠実"な初期対応文を最速で整えることで、相手の怒りをあおらず、不信感を最小限に抑えることができます。「とにかくすぐ返信したい」というシーンで、誠意ある"第一声"を整えるツールレシピです。

材料(必要なもの)

ChatGPT無料版でOK

その他受信したクレームメールの本文

手順

ChatGPTの「一時チャット」を用意

ChatGPTにアクセスし、「一時チャット（履歴を保存しないモード）」で新規チャットを開始します。

💡

テクニック

「一時チャット」は履歴保存をオフにすることで、過去の文脈が混ざらず、安定した出力が得られます。

クレーム内容を整理する

ChatGPTに「相手の言いたいことを箇条書きで整理してください」と依頼します。メールの核心がつかめて、返信内容がブレなくなります。

プロンプト例

以下のクレームメールについて、相手の主張や要望を箇条書きで整理してください。（クレーム文を貼り付け）

誠意を込めた返信を作成

ChatGPTに、整理した内容を踏まえて「丁寧・冷静・誠意のある初期返信」を依頼します。

プロンプト例

このクレームに対して、誠意のある初期返信文を作ってください。今日中に正式な回答を予定していることも伝えたいです。

コツ・ポイント

・返信のスピードが命。完璧な回答より"誠実な姿勢"をまず伝えることが大切です。・プロンプトでは、「何を伝えたいか（例：今日中に正式回答する）」を具体的に書くと伝わりやすくなります。・感情的な表現はオウム返しせず、冷静・共感・事実ベースのトーンを意識しましょう。・定型文に頼らず、"その人の言葉に合わせた文面"が一番刺さります。（ChatGPTが得意）

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