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クレームメールの返信文を作る｜ChatGPTで冷静で誠意のある初期返信
323回視聴1年前00.0☆☆☆☆☆所要時間 2分
クレームメールへの返信文を、ChatGPTで相手の言いたいことを整理してから作る方法です。 カスタマーサポート・営業・総務など、クレーム対応に関わるすべてのビジネスパーソンにおすすめのレシピです。
材料(必要なもの)
ChatGPT無料版でOK
その他受信したクレームメールの本文
手順
1
ChatGPTの「一時チャット」を用意
ChatGPTにアクセスし、「一時チャット（履歴を保存しないモード）」で新規チャットを開始します。
💡
テクニック
「一時チャット」は履歴保存をオフにすることで、過去の文脈が混ざらず、安定した出力が得られます。
2
クレーム内容を整理する
ChatGPTに「相手の言いたいことを箇条書きで整理してください」と依頼します。メールの核心がつかめて、返信内容がブレなくなります。
プロンプト例
以下のクレームメールについて、相手の主張や要望を箇条書きで整理してください。
（クレーム文を貼り付け）
3
誠意を込めた返信を作成
ChatGPTに、整理した内容を踏まえて「丁寧・冷静・誠意のある初期返信」を依頼します。
プロンプト例
このクレームに対して、誠意のある初期返信文を作ってください。今日中に正式な回答を予定していることも伝えたいです。
コツ・ポイント
・返信のスピードが命。完璧な回答より"誠実な姿勢"をまず伝えることが大切です。
・プロンプトでは、「何を伝えたいか（例：今日中に正式回答する）」を具体的に書くと伝わりやすくなります。
・感情的な表現はオウム返しせず、冷静・共感・事実ベースのトーンを意識しましょう。
・定型文に頼らず、"その人の言葉に合わせた文面"が一番刺さります。（ChatGPTが得意）
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