AIエージェントの記憶は誰が直す？Asanaの権限設計──指摘は誰でも、記憶への反映は担当者だけ

何が変わったか

今回の記事は新機能の発表ではなく、Asana（プロジェクト管理ツール）が自社のAIエージェント（人の代わりに複数の手順をこなすAI）をどう設計しているかの事例紹介です。記事はAsanaの最高製品責任者の話をもとに書かれています。

中心にあるのは「コーチできるエージェント」という考え方です。エージェントの仕事ぶりにはチームの誰でも指摘できますが、その指摘を今後ずっと使われる記憶に残せるのは一部の人だけ、という線引きをしています。

• ●タスク単位の指摘（「ここはこう直して」）は、チームの誰でもできる
• ●恒久的な記憶への反映は、管理者と編集者だけができる。記憶の取り消し・削除も同じ
• ●管理者・編集者以外の指摘は、そのタスクの中だけで使われる
• ●エージェントは役割（文章作成、分析、プロジェクト管理など）と、触れてよいプロジェクト・資料の範囲を決めて動かす
• ●エージェントが使える範囲は、呼び出した人の権限を超えない
• ●作業の計画や手順は共有のタスクに書き出され、同僚がコメントで軌道修正できる

記事の中でAsana側は「スキルや記憶といった仕組みを、チーム全員が理解する必要はない。詳しい人が1〜2人いて正しく設定すれば、ほかの全員が同じ恩恵を受けられる」という趣旨の発言をしています。

誰が今使えるのか。Asanaの日本語の製品ページには、AI チームメイトは Starter・Advanced・Enterprise・Enterprise+ プランで使え、無料の Personal プランでは使えないと書かれています。一方、Anthropicの記事には対象国・言語・プランの記載がありません。日本の画面で実際に使えるかは、編集部では未確認です。Claude を使う人が今日から何かを得られる発表ではないので、以下は「考え方」として読んでください。

業務での使いどころ

Asanaを使っていなくても、この線引きはそのまま使えます。ChatGPT のプロジェクト、Claude のプロジェクト、Gemini の Gem など、社内でAIに「前提」や「社内ルール」を覚えさせて共有する仕組みはすでに身近にあります。そこでよく起きるのが、誰かが善意で指示文を書き換えて、ほかの人の使い方が変わってしまうことです。

Asanaの設計を中小企業向けに置き換えると、こうなります。

• ●その場の直し（「この回答は敬語を丁寧に」）は、使う人が誰でも会話の中で指示してよい
• ●共有の指示文・参照資料を書き換えるのは、担当者1〜2人に決めておく
• ●担当者以外は「覚えさせたいこと」を依頼として出し、担当者がまとめて反映する
• ●反映したら、いつ・何を・なぜ変えたかを1行残す（Asanaでいう「取り消せる」状態にしておく）

1. 1社内で共有しているAIの指示文・プロジェクト・Gemを一覧にする
2. 2それぞれに担当者を1人決める（兼任でよい）
3. 3書き換えの依頼の出し方を決める（チャットの専用スレッドなど）
4. 4変更前の指示文を控えてから書き換える。変えた内容は1行でメモする
5. 5月に1回、依頼が溜まっていないか・古いルールが残っていないかを見直す

あなたは中小企業の業務改善担当です。
社内で共有して使っているAI（共有の指示文、プロジェクト、参照資料）の運用ルールの叩き台を作ってください。

前提
・社員数：（例：15名）
・共有しているAIの使い道：（例：見積書の文面作成、問い合わせ返信の下書き）
・今困っていること：（例：誰かが指示文を書き換えて、出力が急に変わった）

次の考え方で整理してください。
1. その場での修正指示は、使う人が誰でもしてよい
2. 共有の指示文・参照資料を書き換えられるのは担当者だけ
3. 担当者以外が「覚えさせたいこと」を出すときの依頼の書き方
4. 書き換えたときに残す記録（日付・変更内容・理由）
5. 間違った内容を覚えさせたときの戻し方

・A4で1枚に収まる長さにしてください
・社内に無い役職名や仕組みを勝手に作らないでください。不明な点は［要確認］と書いてください

以下の指摘を、共有のAI指示文に追加する文に書き直してください。

・誰が読んでも同じ意味になる1〜3文にする
・特定の案件や一度きりの事情は外し、今後も当てはまる部分だけを残す
・既存の指示文と矛盾しそうな点があれば、書き直しとは別に指摘する

指摘の内容：
（ここに「この前こう直してほしかった」という内容を貼り付け）

今の共有の指示文：
（ここに貼り付け）

2つ目のプロンプトは、担当者以外の人が依頼を出す前に使うと効果的です。「その案件だけの事情」を共有ルールに混ぜないための下ごしらえになります。

試すときに気をつけること

• ●担当者を決めても、書き換えの記録が無いと戻せない。変更前の指示文は必ず控える
• ●担当者が1人だけだと、休みや退職で止まる。控えの担当を1人決めておく
• ●AIに覚えさせる内容に、顧客名や個人情報を入れない。共有した全員の出力に混ざる可能性がある
• ●AIに渡す資料の範囲は、使う人が本来見てよい範囲に合わせる（Asanaも「呼び出した人の権限を超えない」設計にしている）